Regnskap for restaurant og servering – hva må være på plass?

Sju ting må sitte: kassasystem og dagsoppgjør, personalliste, riktig MVA-sats på takeaway mot servering, tips som arbeidsinntekt, gavekort som forpliktelse, plattformoppgjør brutto og dokumentert varelager. Den samme pizzaen kan ha 15 eller 25 prosent MVA avhengig av om den serveres eller tas med – og det er kassaoppsettet som avgjør om regnskapet får det riktig.

Kontantsalg og dagsoppgjør

Når kunden gjør opp umiddelbart på salgsstedet med kontanter, kort eller relevante betalingsløsninger, skal salget normalt registreres fortløpende i et kassasystem som oppfyller kassasystemregelverket. Ved dagens slutt tas Z-rapport og terminalrapporter ut. Kontantbeholdningen telles og avstemmes mot kassen, og kort og Vipps avstemmes mot rapportene. Differanser bør forklares samme dag – ikke ved årsoppgjøret. Et godt dagsoppgjør følger kjeden registrert salg → betalingsmiddel → tips → bankoppgjør → regnskap. Kravene til systemet står i Kontantomsetning og kassasystem

Personalliste

Restaurant, servering og catering omfattes normalt av personallisteplikten etter bokføringsforskriften § 8-5-6. Listen skal vise hvem som faktisk arbeider og når arbeidsdagen begynner og slutter. Det finnes et begrenset unntak når personalet bare består av innehaver eller arbeidende eier og daglig leder, samt nærmere angitte familiemedlemmer. Så snart andre arbeider i virksomheten, gjelder plikten normalt bredt. Listen skal føres fortløpende. En liste som fylles ut i ettertid er ikke en personalliste, og det er et av de vanligste funnene ved kontroll – se A-krim-kontroll på byggeplass for hvordan slike kontroller foregår.

15 eller 25 prosent MVA?

I 2026 er ordinær MVA-sats 25 prosent, mens næringsmidler har 15 prosent når vilkårene for redusert sats er oppfylt. Praktisk hovedregel: takeaway og næringsmidler normalt 15 prosent, serveringstjeneste 25 prosent, alkohol 25 prosent. Den samme pizzaen kan altså ha forskjellig MVA avhengig av om den serveres eller tas med. Det betyr at kassasystemet må kunne skille de to salgene på salgsøyeblikket – det kan ikke rettes opp i etterkant. Felles sittearealer i et kjøpesenter blir ikke automatisk restaurantens serveringsareal. Den konkrete utformingen må vurderes.

Catering

Ren levering av ferdig mat kan være salg av næringsmidler med 15 prosent. Stiller leverandøren også med serveringspersonell, dekker bord, rydder eller leverer andre vesentlige serveringselementer, kan 25 prosent bli aktuelt. Avklar dette i tilbudet og i fakturaoppsettet, ikke når fakturaen skal bokføres.

Tips

Tips som tilfaller ansatte er skattepliktig arbeidsinntekt. Arbeidsgiver må holde oversikt, rapportere tipsen og håndtere forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift. Høyesterett slo i HR-2023-728-A fast at arbeidsgiverne i Hotel Bristol- og Oslo Plaza-saken ikke kunne trekke egne arbeidsgiveravgifts- og administrasjonskostnader fra tips som tilhørte arbeidstakerne. Frivillig tips er normalt ikke MVA-pliktig når den kan skilles fra vederlaget for serveringen. Rapporteringen følger de ordinære lønnsrutinene – se Månedlig sjekkliste for lønnskjøringen

Gavekort og plattformoppgjør

Et fleksibelt gavekort som kan brukes på varer eller ytelser med ulik MVA-behandling behandles normalt som en forpliktelse fram til innløsning. MVA beregnes da ved innløsningen. Et verdibevis til én bestemt ytelse med kjent avgiftsbehandling kan behandles annerledes. Er restauranten selv selger av maten på Foodora, Wolt eller andre plattformer, er det normalt feil å bokføre bare netto bankinnbetaling etter provisjon. Oppgjøret bør vise bruttosalg, returer og refusjoner, MVA, plattformgebyr og netto utbetaling. Omvendt avgiftsplikt skal bare brukes når restauranten faktisk kjøper en relevant fjernleverbar tjeneste fra en utenlandsk leverandør – se MVA på tjenester til og fra utlandet

Varelager og svinn

Mat, drikke og andre varer som fortsatt eies ved årsslutt skal dokumenteres som varelager. Fysisk telling må ikke nødvendigvis skje 31. desember dersom virksomheten har et betryggende lagerregnskap og dokumenterer bevegelsene fram til årsslutt. Større kassasjon og svinn bør dokumenteres løpende. Skattemessig kan varer som fortsatt eies normalt ikke skrives ned bare fordi de er ukurante eller nær utløpsdato – se Varelager ved årsoppgjør

Personalmåltider og representasjon

Gratis mat til ansatte er ikke automatisk skattefri. Rimelig subsidiert mat kan være et skattefritt velferdstiltak når vilkårene er oppfylt – se Naturalytelser og frynsegoder Kundemiddag og annen representasjon har strenge fradragsregler, og det gjelder en beløpsgrense per person for enkel bevertning på eksternt spisested. Kontroller gjeldende sats hos Skatteetaten før den legges inn i rutinen. Inngående MVA på representasjon er uansett ikke fradragsberettiget – se MVA-fradrag

Lønn

Overnatting, servering og catering er én av de allmenngjorte bransjene med bindende minstelønnssatser. Fra 2026 er skattetrekkskontoen avviklet: forskuddstrekk betales direkte til Skatteetaten senest første virkedag etter lønnsutbetalingen, mens arbeidsgiveravgiften fortsatt betales terminvis – se Arbeidsgiveravgift

Typiske feil

Takeaway og servering bruker samme MVA-kode. Personallisten fylles ut i ettertid. Tips blandes med ordinær omsetning. Plattformoppgjør bokføres kun netto. Gavekort bokføres både ved salg og ved innløsning. Personalmat tas fra lager uten dokumentasjon. Varelager anslås i stedet for å dokumenteres. Representasjon føres med fradrag for inngående MVA. Godt restaurantregnskap starter på gulvet, ikke ved årsoppgjøret. Greenleaf kan bygge rutinene rundt kasse, dagsoppgjør, personalliste, MVA-koder, tips, gavekort, plattformoppgjør, lager og lønn.

Les mer

Innholdet her er generell veiledning, ikke råd i din konkrete sak. Frister, satser og beløp endres – sjekk alltid gjeldende regler, eller ta kontakt med oss.

Mer om bransjer med egne regler

Haster det?

Vi kan kartlegge hva som faktisk må gjøres, hvilken dokumentasjon som finnes og hvor raskt det kan løses. Du når oss også på kveldstid og i helger.

TA KONTAKT