Varelager ved årsoppgjør – hvordan telles og verdsettes det?
Hovedregelen er telling ved regnskapsårets slutt, altså per 31. desember for kalenderårsforetak. Dokumentasjonen skal vise varens art, kvantum, måleenhet, verdi, summering og beregningsmåte, og være datert med hvem som telte. Regnskapsmessig verdsettes lageret til laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi – skattemessig er reglene for nedskrivning strengere.
Varelageret styrer resultatet
Har virksomheten bokført for lav lagerverdi ved årsslutt, blir varekostnaden for høy og resultatet for lavt. Er lagerverdien for høy, skjer det motsatte. Sammenhengen er: IB varelager + varekjøp − UB varelager = varekostnad En feil på lageret er derfor alltid en feil på resultatet – og dermed på skatten.
Telling ved årsslutt
Hovedregelen er telling ved regnskapsårets slutt, altså beholdningen per 31. desember for virksomheter med kalenderår. Virksomheter med et betryggende lagerregnskap kan telle tidligere i året, men da må alle bevegelser fram til årsslutt dokumenteres tilfredsstillende. Det er en høyere dokumentasjonsterskel, ikke en snarvei.
Hva dokumentasjonen må inneholde
Varetellingsdokumentasjonen skal blant annet vise varens art, kvantum, måleenhet, verdi, summering og beregningsmåte. Både regnskapsmessig og skattemessig verdi skal framgå. Dokumentasjonen skal være datert og vise hvem som foretok opptellingen. Det finnes derimot ikke noe generelt krav om fysisk signatur, eller om at to personer alltid må telle sammen. Mange tror det er et krav; det er god intern kontroll, men ikke en regel.
Hvilke varer skal med?
Utgangspunktet er hvilke varer virksomheten eier ved årsslutt, uavhengig av hvor de fysisk befinner seg. Det kan være varer i egne lokaler, varer på eksternt lager, varer hos samarbeidspartner, varer på vei, råvarer, varer under tilvirkning og ferdigvarer. Varer som tilhører andre, for eksempel konsignasjonsvarer, skal ikke tas med – selv om de står i virksomhetens lokaler.
Varer på vei
Varer under transport må vurderes konkret ut fra avtalen, leveringsbetingelsene og når varen faktisk anses overtatt. Fakturadato eller betalingstidspunkt er ikke alene avgjørende. En vare som er fakturert i desember og betalt i desember kan fortsatt tilhøre selgeren ved årsslutt, avhengig av leveringsbetingelsene.
Anskaffelseskost
For innkjøpte varer kan anskaffelseskost omfatte kjøpspris, toll, ikke-fradragsberettigede avgifter, provisjoner, frakt, spedisjon og transport. Rabatter og bonuser reduserer kostnaden. Dette er samme logikk som ved import, hvor MVA-grunnlaget bygges opp av mer enn fakturabeløpet – se MVA ved import av varer
FIFO, gjennomsnitt eller spesifikk kost
Kan varen identifiseres individuelt, brukes normalt spesifikk anskaffelseskost. For like varer kan regnskapsmessig FIFO eller gjennomsnittlig kost brukes når spesifikk tilordning ikke er praktisk. Skattemessig brukes FIFO for varer som ikke kan individualiseres. LIFO er ikke tillatt.
Regnskapsmessig verdsettelse og ukurans
Varelager er et omløpsmiddel og vurderes regnskapsmessig til laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi. Et lager som har gått av moten eller falt i verdi kan derfor måtte nedskrives regnskapsmessig. Eksempel: anskaffelseskost 200 000 kroner, forventet netto salgsverdi 80 000 kroner. Regnskapsmessig nedskrivning: 120 000 kroner.
Skattemessig ukurans er strengere
Her skiller reglene seg, og forskjellen overrasker mange. Så lenge virksomheten fortsatt eier varen, kan den normalt ikke skrive ned skattemessig lagerverdi bare fordi varen har falt i verdi eller blitt vanskelig å selge. Regnskapsmessig og skattemessig lagerverdi blir dermed forskjellige, og differansen er en midlertidig forskjell. Du får altså nedskrivningen i regnskapet uten å få fradraget i skatten – ennå.
Kassasjon og svinn
Når varen faktisk er destruert, kastet eller virksomheten ikke lenger eier den, skal den ikke stå i lageret. Vesentlige avvik bør dokumenteres, særlig ved svinn, tyveri eller større kassasjoner. Et udokumentert svinn på lageret er en av de postene som oftest blir et tema i kontroll.
Egenproduserte varer
Regnskapsmessig tilvirkningskost omfatter normalt både variable og faste tilvirkningskostnader. Små foretak kan bruke forenklingen hvor faste tilvirkningskostnader utelates. Skattemessig tilvirkningsverdi er snevrere og omfatter direkte produksjonskostnader: råstoffer, halvfabrikata, hjelpestoffer, direkte produksjonsstrøm og brensel, produksjonslønn med tilhørende feriepenger, arbeidsgiveravgift og pensjon, og enkelte direkte produksjonstjenester. Eksempel: 1 000 ferdige varer, direkte kost 400 kroner per enhet og faste tilvirkningskostnader 200 kroner per enhet. Regnskapsmessig verdi ved full tilvirkningskost: 600 000 kroner. Skattemessig direkte tilvirkningsverdi: 400 000 kroner. Forskjellen på 200 000 kroner er normalt en skatteøkende midlertidig forskjell.
Oppbevaring
Varetellingsdokumentasjon oppbevares normalt i fem år etter regnskapsårets slutt – se Oppbevaringsplikt for regnskapsmateriale Vi kan sette opp varetellingsrutiner, avstemme lageret og håndtere verdsettelsen og den skattemessige behandlingen.
Les mer
Innholdet her er generell veiledning, ikke råd i din konkrete sak. Frister, satser og beløp endres – sjekk alltid gjeldende regler, eller ta kontakt med oss.
Mer om årsoppgjør og rapportering
- Hva må gjøres i årsoppgjøret for AS og ENK?
- Revisjonsplikt – når kan et AS velge bort revisor?
- Skattemelding for næringsdrivende – hva skiller den fra privat?
- Aksjonærregisteroppgaven – frist, innhold og feil
- Avskrivninger – hvilke saldogrupper og satser gjelder?
- Hvorfor er resultatet ikke det samme som pengene på konto?
- Hvor lenge må regnskapsmateriale oppbevares?
- Årshjul for AS – hvilke frister gjelder gjennom året?
Haster det?
Vi kan kartlegge hva som faktisk må gjøres, hvilken dokumentasjon som finnes og hvor raskt det kan løses. Du når oss også på kveldstid og i helger.
TA KONTAKT