Kontantomsetning – kassasystem, dagsoppgjør og dokumentasjonskrav

Betaler kunden ved levering – med kontanter, kort eller Vipps – er salget kontantsalg etter bokføringsreglene. Også en virksomhet som nesten aldri håndterer sedler kan derfor være omfattet av kassasystemreglene.

Hva regnes som kontantsalg?

Kontantsalg betyr salg hvor kunden gjør opp betalingsforpliktelsen ved levering. Det omfatter kontanter, debet- og kredittkort, og andre betalingsløsninger hvor kunden betaler samtidig som varen eller tjenesten leveres. Betaling med kort er altså kontantsalg etter bokføringsreglene selv om pengene først kommer inn på bedriftens bankkonto senere. Vanlig fakturasalg med betaling senere er derimot ikke kontantsalg. Skatteetatens veiledning om kassasystem og kontantsalg er nyttig for løpende kontroll av reglene.

Må alle bruke kassasystem?

Nei. Hovedregelen er produkterklært kassasystem, men bokføringsforskriften har flere unntak. Et viktig unntak gjelder bokføringspliktige med kontantsalg på høyst 50 000 kroner eksklusive MVA i løpet av regnskapsåret. For ambulerende eller sporadisk kontantsalg finnes et eget unntak dersom omsetningen ikke overstiger tre ganger folketrygdens grunnbeløp i løpet av året. Selv om virksomheten er unntatt fra kassasystemkravet, må salget fortsatt dokumenteres fortløpende. Det finnes også andre særunntak for enkelte typer salg.

Hva betyr «produkterklært kassasystem»?

Et produkterklært kassasystem er et system hvor leverandøren har erklært at produktet tilfredsstiller kravene i kassasystemregelverket. Det er derfor mer presist å si produkterklært enn «godkjent av Skatteetaten». Systemet skal blant annet ivareta kontrollspor og produsere rapportene og kvitteringene regelverket krever.

Hver salgsdag avsluttes med dagsoppgjør

Ved dagens slutt skal virksomheten utarbeide Z-rapport fra hvert kassapunkt, utarbeide rapport fra hver betalingsterminal, telle den faktiske kontantbeholdningen, sammenholde kontantbeholdningen med Z-rapporten, sammenholde kortbetalingene med opplysningene i Z-rapporten, og forklare eventuelle differanser. Z-rapporten kan lagres elektronisk i kassasystemet dersom den kan skrives ut senere. Forskriften krever at dagsoppgjøret dateres og at det fremgår hvem som talte kontantbeholdningen og hvem som avstemte kontantsalget. Dagens regel sier ikke uttrykkelig at dagsoppgjøret må ha en håndskrevet signatur.

Kassadifferanser, uttak og korreksjoner

Inneholder kassen fysisk mindre eller mer enn Z-rapporten tilsier, har virksomheten en kassadifferanse. Slike differanser skal forklares. Det viktige er ikke å få kassen til å gå opp kunstig, men å dokumentere den faktiske beholdningen og det man vet om differansen. Gjennomgående eller store uforklarte differanser kan få betydning ved kontroll. Tar noen penger ut av kassen i løpet av dagen, må det dokumenteres særskilt med minst dato og klokkeslett, beløpet og hvem som tok ut pengene. Dokumentasjonen skal oppbevares sammen med kassegrunnlaget frem til dagsoppgjøret. Feilslag og returer bør ikke slettes fra historikken. Kassasystemet skal ha løsninger som bevarer kontrollsporet, slik at det senere er mulig å se hva som ble opprinnelig registrert, hva som ble korrigert og hvorfor.

Hva med tips?

Tips har egne regler. Har kassasystemet funksjonalitet for særskilt registrering av tips, kan kontanttips oppbevares i kassaskuffen etter reglene. Registreres tips ikke særskilt i kassasystemet, skal kontanttips holdes utenfor kassaskuffen, telles separat og fremgå av dagsoppgjøret. Dette kommer i tillegg til reglene om skatt og lønnsrapportering av tips til ansatte.

Må kontantene settes i banken hver dag?

Nei. Bokføringsreglene krever ikke et daglig fysisk bankinnskudd. Det avgjørende er at virksomheten kan følge pengene gjennom et kontrollspor: registrert salg, dagsoppgjør, fysisk kontantbeholdning, dokumenterte uttak og eventuelt senere bankinnskudd. Daglig bankinnskudd kan være god intern sikkerhetsrutine eller et krav fra forsikringsselskapet, men det er noe annet enn et generelt bokføringskrav. Har banken begynt å stille spørsmål om store kontantinnskudd, er det bankens perspektiv som gjelder – se Slik gjør du en kontanttung bedrift bankvennlig.

Hvor lenge må dokumentasjonen oppbevares?

Z-rapporter, dagsoppgjør og annen dokumentasjon av bokførte opplysninger inngår i det oppbevaringspliktige regnskapsmaterialet. Hovedregelen for slik dokumentasjon er fem år etter regnskapsårets slutt. Z-rapporten og rapporten fra betalingsterminalen skal oppbevares sammen med avstemmingen av kontantsalget.

Enkelte bransjer har ekstra krav

Serveringssteder kan ha egne krav til spesifikasjon av omsetning og varekjøp på bestemte varegrupper, og har i mange tilfeller plikt til å føre personalliste. Frisør- og skjønnhetsvirksomheter har egne krav til blant annet spesifikasjon av varesalg og behandlingstjenester, prisoversikter, dokumentasjon av timebestillinger, behandlingstype og personalliste. Bilverksted og bilpleie omfattes også av reglene om personalliste. Disse kravene kommer i tillegg til kassasystemreglene.

Hva kan skje hvis kasserutinene ikke følges?

Brudd på reglene om registrering og dokumentasjon av kontantsalg kan gi overtredelsesgebyr. Satsene er knyttet til rettsgebyret og bør derfor kontrolleres ved senere oppdateringer. Skatteetaten kan også gi virksomheten et bokføringspålegg om å rette rutinene. Etterleves ikke pålegget innen fristen, kan det ilegges løpende tvangsmulkt. Alvorlige mangler kan få betydning ved skatte- eller MVA-kontroll. Skatteetaten kan bruke skjønnsfastsetting hvis de leverte opplysningene ikke gir et forsvarlig grunnlag. Men dette skjer ikke automatisk fordi én Z-rapport mangler – det skal foretas en samlet vurdering av hvor alvorlige feilene er og hvor mye de svekker tilliten til regnskapet. En eventuell tilleggsskatt er også en egen vurdering.

Praktisk sjekkliste

For en restaurant, frisør, butikk eller bilpleievirksomhet med kontantsalg: Bruk produkterklært kassasystem hvis virksomheten ikke omfattes av et unntak. Registrer hvert kontantsalg fortløpende. Gi kunden salgskvittering etter reglene. Utarbeid Z-rapport fra hvert kassapunkt ved dagens slutt, og terminalrapport fra hver betalingsterminal. Tell kontantbeholdningen hver dag. Avstem kontanter og kort mot Z-rapporten. Forklar kassadifferanser. Dokumenter uttak fra kasseskuffen. Bruk systemets korreksjons- og returfunksjoner. Oppbevar dagsoppgjør og underlag samlet. Følg særreglene for bransjen. Bransjene med egne kassa- og dokumentasjonskrav har hver sin gjennomgang: restaurant og servering, frisør og skjønnhet og bilverksted og bilpleie

Les mer

Innholdet her er generell veiledning, ikke råd i din konkrete sak. Frister, satser og beløp endres – sjekk alltid gjeldende regler, eller ta kontakt med oss.

Mer om bransjekritiske situasjoner og kontantomsetning

Haster det?

Vi kan kartlegge hva som faktisk må gjøres, hvilken dokumentasjon som finnes og hvor raskt det kan løses. Du når oss også på kveldstid og i helger.

TA KONTAKT