Når trenger du regnskapsfører – og når klarer du deg selv?

Ingen lov krever at regnskapet settes bort. Har du få transaksjoner, ingen ansatte, enkel MVA og faktisk oversikt over fristene, kan du føre det selv. Verdien av en ekstern regnskapsfører vokser med ansatte, avgiftsproblemstillinger, lager eller prosjekter, og med hvor dyrt det blir om noe går galt. Det er arbeidsdelingen som avgjør – ikke hvor mye som settes bort.

Det er ingen plikt til å sette bort regnskapet

Det finnes ingen generell lov som sier at en bedrift må bruke en ekstern regnskapsfører. Har du tilstrekkelig kunnskap, tid og kontroll på fristene, kan du føre regnskapet selv eller la egne ansatte gjøre det. Bokførings- og regnskapsplikten ligger på virksomheten uansett hvem som utfører arbeidet. Å sette det bort flytter arbeidet, ikke ansvaret.

Når kan du føre regnskapet selv?

Typiske kjennetegn: få transaksjoner, ingen ansatte, enkel fakturering, lite komplisert MVA, ingen lager- eller prosjektproblematikk – og en eier som faktisk forstår bokføringen og følger fristene. Det siste punktet er det som avgjør. Et moderne regnskapssystem gjør bokføringen enklere, men det vurderer ikke om en kostnad er fradragsberettiget, om en faktura hører til riktig periode eller om en utdeling er lovlig.

Når begynner det å bli nyttig?

Verdien øker tydelig når virksomheten får ansatte – lønn, a-melding, forskuddstrekk, feriepenger og arbeidsgiveravgift er et eget regelverk med månedlige frister. Også når virksomheten får avgiftsproblemstillinger utover ordinært salg: utland, blandet virksomhet, eiendom, kontantomsetning. Når den får varelager eller prosjekter med periodisering og cut-off. Når det kommer eierhendelser som utbytte, emisjon, eierskifte eller omdanning. Og når konsekvensen av en feil blir stor nok til at kontrollen er verdt penger. Se hvilke frister det faktisk er snakk om i Årshjul for AS

Oppdragsavtalen er lovpålagt

Når et regnskapsforetak tar et regnskapsoppdrag, krever regnskapsførerloven § 5-2 en skriftlig oppdragsavtale. Avtalen skal blant annet klargjøre hva oppdraget omfatter, hvordan arbeidsdelingen er, og hvilke plikter hver part har. Dette er ikke en formalitet. Det er avtalen som avgjør hvem som skal gjøre hva når en frist nærmer seg – og det er der de fleste misforståelser mellom kunde og regnskapsfører oppstår. Hva avtalen bør inneholde, punkt for punkt, står i Oppdragsavtalen med regnskapsfører

Hvem har ansvaret?

Virksomheten har fortsatt bokførings- og regnskapsplikten, og opplysningsplikten overfor Skatteetaten ligger hos selskapets ledelse. Kunden er normalt ansvarlig for å levere komplett og korrekt grunnlag: bilag, timelister, kontrakter, opplysninger om eierforhold og endringer, og å gjøre det i tide. Derfor bør oppdragsavtalen også fastsette leveringsfrister fra kunden. Det er avtalte arbeidsfrister – ikke universelle lovfrister som gjelder likt for alle. Et regnskap kan ikke avstemmes mot bilag som ikke har kommet inn. Se hva som skjer når det først har blitt liggende: Regnskapet har blitt liggende

Hva regnskapsføreren er lovpålagt å gjøre

Et godkjent regnskapsforetak skal utføre oppdraget i samsvar med god regnskapsføringsskikk (GRFS), som setter krav til blant annet oppdragsstyring, dokumentasjon, kvalitetssikring og avstemminger. GRFS er ikke frivillige retningslinjer – de er normen arbeidet måles mot. Det betyr også at et regnskapsforetak ikke kan levere hva som helst på bestilling: avstemminger og dokumentasjon må faktisk være på plass.

Må alle på regnskapskontoret være statsautoriserte?

Nei. Kravet er at oppdraget har en ansvarlig med statsautorisasjon, og at foretaket er godkjent av Finanstilsynet. Arbeidet kan utføres av medarbeidere under den ansvarliges oppfølging. Merk terminologien: et foretak er et godkjent regnskapsforetak, mens bare en person kan være statsautorisert regnskapsfører. Den gamle betegnelsen «autorisert regnskapsfører» ble avløst da regnskapsførerloven trådte i kraft 1. januar 2023.

Regnskapsfører eller revisor?

En regnskapsfører fører regnskapet, avstemmer, rapporterer og hjelper med frister og årsoppgjør. En revisor kontrollerer og bekrefter regnskapet i etterkant, som en uavhengig tredjepart. De to rollene kan ikke slås sammen for samme virksomhet – uavhengigheten er hele poenget med revisjon. Om selskapet i det hele tatt trenger revisor, står i Revisjonsplikt

Hva kunden må signere selv

Noen ting kan ikke settes bort. Årsregnskapet skal signeres av samtlige styremedlemmer og av daglig leder dersom selskapet har en. Opplysningsplikten for skattemeldingen ligger hos ledelsen. Styrevedtak om utbytte, kapitalendringer og andre selskapsbeslutninger treffes av selskapets organer. Fullmakter til bank, Altinn og offentlige registre skal dessuten være skriftlige og avgrensede. Å gi en regnskapsfører vide, udokumenterte tilganger er ikke i noens interesse. Ved oppstart av et oppdrag trenger vi også legitimasjon og opplysninger om eierforhold og reelle rettighetshavere – det er en del av den ordinære etableringen av kundeforholdet.

Den største kostnadsdriveren er rot

Dette er verdt å si tydelig, fordi det er den ene tingen kunden selv kan styre. Manglende bilag, kvitteringer som kommer inn i mars for fjorårets kjøp, private kjøp blandet inn i firmakontoen, uavstemte mellomregninger og bank som ikke går opp – alt dette er arbeid som må gjøres om igjen eller rekonstrueres. En fastpris som ser lav ut kan bli dyrere enn en høyere fastpris hvis den utløser store tillegg gjennom året. Det er ikke prisen per måned som avgjør totalen, men hvor mye ekstraarbeid som oppstår. Hvem som bærer risikoen for tidsbruken i de to prismodellene, står i Fastpris eller timepris. Våre priser og hva som er inkludert, står på Priser på regnskap

Hva du bør spørre om

Hvem er oppdragsansvarlig, og hvem gjør det daglige arbeidet? Hva er inkludert, og hva prises separat? Hvilke frister gjelder for mine leveranser? Hvordan håndteres frister og kvalitetssikring? Hvilket system brukes, og hvem eier dataene? Hva skjer hvis jeg vil avslutte? Det siste er verdt å avklare på forhånd – hvordan et bytte faktisk gjennomføres, står i Bytte regnskapsfører

Den beste løsningen er ikke å sette bort mest mulig

Jo flere ansatte, transaksjoner, avgiftsproblemstillinger og rapporteringsplikter virksomheten får, desto større blir verdien av å ha noen som både følger fristene og kvalitetssikrer tallene. Men målet er ikke maksimal utsetting. Det er en arbeidsdeling hvor bedriften gjør det den kan gjøre effektivt selv, og regnskapsføreren tar ansvar for oppgavene der kompetanse, kontroll og frister faktisk gir merverdi. Hvordan den delingen settes opp i praksis, står i Hva gjør du selv, og hva setter du ut? Greenleaf er et godkjent regnskapsforetak og kan ta hele regnskapet eller deler av det – se tjenestene våre

Les mer

Innholdet her er generell veiledning, ikke råd i din konkrete sak. Frister, satser og beløp endres – sjekk alltid gjeldende regler, eller ta kontakt med oss.

Mer om oppstart og selskapsform

Haster det?

Vi kan kartlegge hva som faktisk må gjøres, hvilken dokumentasjon som finnes og hvor raskt det kan løses. Du når oss også på kveldstid og i helger.

TA KONTAKT