Oppdragsavtalen med regnskapsfører – hva bør du sjekke før du signerer?

Avtalen er lovpålagt og skal spesifisere hvilke oppgaver regnskapsforetaket skal utføre og for hvilken periode. Les særlig arbeidsdelingen, fristene begge veier, hva som kommer i tillegg til månedsprisen, hvem som eier systemkontoen, hvilket format dataene leveres i ved avslutning, og oppsigelsestiden. Det finnes ingen lovbestemt oppsigelsesfrist – den står i avtalen din.

Avtalen er ikke en formalitet

Regnskapsførerloven § 5-2 krever at regnskapsforetaket oppretter skriftlig oppdragsavtale for hvert regnskapsoppdrag. Avtalen skal spesifisere hvilke oppgaver som skal utføres, og for hvilken tid oppdraget skal gjelde. God regnskapsføringsskikk stiller flere krav. Avtalen skal blant annet gjøre arbeidsdelingen tydelig og angi frister – både for når du skal levere dokumentasjon og for når regnskapsfører skal utføre og rapportere arbeidet. Dette er viktig fordi det ikke finnes noen standardpakke som automatisk følger med når du «har regnskapsfører». To avtaler med samme månedspris kan dekke helt forskjellige ting.

1. Hva skal regnskapsføreren faktisk gjøre?

Start med tjenesteomfanget. Det bør være tydelig om regnskapsfører skal håndtere løpende bokføring, bankavstemming, MVA, fakturering, leverandørbetalinger, lønn, a-melding, perioderapportering, skattemelding og årsoppgjør. Like viktig: hva skal du gjøre? Fakturerer du kundene selv og laster opp kvitteringer, mens regnskapsfører bokfører, avstemmer og rapporterer, må det stå der. Jo mer dere deler på arbeidet, desto mer presis må arbeidsdelingen være – se Hva gjør du selv, og hva setter du ut?

2. Fristene – også dine egne

En god oppdragsavtale handler ikke bare om offentlige frister. Den fastsetter interne frister mellom deg og regnskapsføreren. Skal lønn utbetales den 25., må regnskapsfører vite når timelister, bonus og fravær skal være levert. Skal regnskapsfører levere MVA-meldingen, må det være avtalt når alle bilag skal ligge klare. GRFS krever at avtalen angir både kundens leveringsfrister og regnskapsførers frister for utførelse og rapportering. Vær skeptisk til avtaler som ikke sier noe om hva som skjer når dokumentasjonen kommer for sent. Det bør framgå om forsinkelse kan medføre utsatt arbeid eller ekstra kostnader.

3. Hva kommer i tillegg til månedsprisen?

Månedsprisen er sjelden totalprisen. Avklar særlig om årsoppgjør, lønn, ekstra rådgivning, opprydding, systemabonnement, bankintegrasjon, årsoppgjørssystem og andre administrative oppgaver inngår eller faktureres separat. Aksjonærregisteroppgaven er et godt eksempel: den er en egen årlig rapporteringsplikt for aksjeselskaper og inngår ikke automatisk i en årsoppgjørspris – se Aksjonærregisteroppgaven Regnskapsforetaket skal på forespørsel kunne forklare hvordan honoraret er beregnet. Men ved ren fastpris følger honoraret direkte av avtalen, og da gjelder ikke den forklaringsplikten på samme måte – se Fastpris eller timepris

4. Hvem eier systemkontoen?

Regnskapssystemet er ofte en større del av totalkostnaden enn folk venter, og eierskapet til kontoen betyr mer enn prisen. Finn ut hvem som står som kunde hos systemleverandøren, og hvem som betaler abonnement, lønnsmodul, bankintegrasjon, EHF og andre tillegg. Tenk deretter på dagen samarbeidet avsluttes: Kan du beholde systemkontoen? Kan regnskapsdata eksporteres? Får du tilgang til gamle bilag? GRFS anbefaler at formatet for utlevering avtales. Er ingenting annet avtalt, bør elektronisk bokførte opplysninger normalt leveres i regnskapssystemets eget dataformat. En advarsel: GDPRs rett til dataportabilitet gjelder personopplysninger. Den gir ikke virksomheten rett til å flytte hele regnskapssystemet. Det må avtales.

5. Fullmakter er noe annet enn tilganger

Skal regnskapsfører opptre på virksomhetens vegne overfor andre – innrapportering til myndighetene, bankoppgaver – skal det foreligge skriftlig fullmakt. GRFS skiller mellom teknisk tilgang og selve fullmakten til å handle på kundens vegne. Å gi en bruker tilgang i bank eller Altinn er derfor ikke nødvendigvis det samme som å ha gitt fullmakt. Skal regnskapsfører håndtere betalinger, bør dere også avklare hvem som registrerer og hvem som godkjenner. For regnskapsforetak med betalingsoppdrag sier GRFS at det bør være arbeidsdeling slik at samme person ikke både kan registrere og godkjenne en utbetaling. En vanlig og trygg modell er at regnskapsfører klargjør betalingene og kunden selv godkjenner.

6. Bytter du, skal den nye kontakte den gamle

Kommer du fra et annet regnskapsforetak, finnes en egen kontroll før oppdraget etableres. Regnskapsførerloven § 5-1 annet ledd sier at før et regnskapsforetak påtar seg et regnskapsoppdrag, skal det be oppdragsgiverens forrige regnskapsfører opplyse om det foreligger forhold som tilsier at en ny regnskapsfører ikke bør påta seg oppdraget. Etter GRFS skal tidligere regnskapsfører svare uten ugrunnet opphold, normalt innen 14 dager. Dette gir ikke tidligere regnskapsfører vetorett. Formålet er at det nye foretaket får vite om reelle problemer ved oppdragsforholdet før det overtar. Hele prosessen står i Bytte regnskapsfører

7. Kundekontroll før oppstart er normalt

Regnskapsforetak må forstå hvem kunden er, hvem som kontrollerer virksomheten og hvem som handler på dens vegne, før kundeforholdet etableres. For selskaper betyr det kontroll av foretaksopplysninger, kartlegging av eier- og kontrollstruktur og identifisering av reelle rettighetshavere. En fysisk person som eier eller kontrollerer mer enn 25 prosent er normalt en reell rettighetshaver, men kontroll kan også følge av stemmerettigheter, retten til å utpeke styremedlemmer eller avtaler. Det er derfor helt normalt at et nytt regnskapsforetak ber om mer informasjon om eierskapet enn du kanskje ventet. Det er ingen mistanke mot deg.

8. Oppsigelsestiden står i avtalen, ikke i loven

Det finnes ingen generell lovbestemt oppsigelsestid for regnskapsføreravtaler. Én, to eller tre måneder kan alle avtales. Tre måneders skriftlig varsel, regnet fra den første dagen i måneden, er fristen i Regnskap Norges standard leveransevilkår – men de gjelder bare dersom avtalen din bygger på dem. Kontroller derfor tre ting: hvor lang fristen er, fra hvilket tidspunkt den begynner å løpe, og hva regnskapsfører skal gjøre i oppsigelsesperioden. Akkurat dette avgjør senere hvem som tar siste MVA-melding, neste lønnskjøring eller årsoppgjøret.

9. Hva skjer med dataene når avtalen avsluttes?

Ved opphør av oppdrag skal kundens regnskapsmateriale utleveres snarest mulig. Har regnskapsforetaket bokførte opplysninger elektronisk, skal kunden også sikres nødvendig tilgjengelighet slik at egne oppbevaringsplikter kan overholdes. Men tilbakeholdsretten er mer nyansert enn «regnskapsfører kan aldri holde tilbake noe». Materiale du har levert inn kan ikke holdes tilbake fordi en faktura er ubetalt. Det samme gjelder materiale regnskapsforetaket har produsert når arbeidet er betalt. For elektronisk bokførte opplysninger knytter GRFS utleveringsplikten til at det er betalt for selve bokføringen. En honorartvist gir altså ikke rett til å bruke dine egne originalbilag som pressmiddel – men rettighetene til ubetalt arbeidsprodukt kan være mer sammensatte. Avklar utleveringsformat og eventuelle kostnader før en konflikt oppstår. Hvor lenge du selv må oppbevare materialet, står i Oppbevaring av regnskapsmateriale

10. Personvern skal stå i avtaleverket

Et regnskapsforetak behandler store mengder personopplysninger om ansatte, kunder og leverandører. Etter GRFS skal oppdragsavtalen regulere hvordan personopplysninger behandles og angi at det gjennomføres tilfredsstillende sikkerhetstiltak. Behandler regnskapsforetaket personopplysninger på virksomhetens vegne som databehandler, skal forholdet i tillegg reguleres etter GDPR artikkel 28. Kontroller at personverndokumentasjonen faktisk inngår i avtaleverket – ikke bare er nevnt i en generell personvernerklæring på nettsiden.

Sjekklisten før du signerer

Regnskapsforetaket er godkjent hos Finanstilsynet · oppdragsansvarlig statsautorisert regnskapsfører er identifisert · det er klart hvilke oppgaver regnskapsfører gjør · det er klart hvilke du gjør selv · leverings- og rapporteringsfrister er spesifisert · fastprisens omfang og volumforutsetninger er forståelige · timepris og regler for ekstraarbeid er oppgitt · det framgår om lønn og årsoppgjør er inkludert · system-, bank- og lisenskostnader er avklart · fullmakter og betalingsrutiner er avklart · oppsigelsestid og vilkår er forståelige · det er avklart hvordan data og dokumentasjon utleveres ved avslutning · personvern og eventuell databehandleravtale er håndtert · prosessen mot tidligere regnskapsfører er avklart. Godkjenningen kan du kontrollere selv i Finanstilsynets virksomhetsregister. En lang avtale er ikke nødvendigvis en god avtale. Det viktigste er at du forstår den.

Les mer

Innholdet her er generell veiledning, ikke råd i din konkrete sak. Frister, satser og beløp endres – sjekk alltid gjeldende regler, eller ta kontakt med oss.

Mer om pris, system og samarbeid med regnskapsfører

Haster det?

Vi kan kartlegge hva som faktisk må gjøres, hvilken dokumentasjon som finnes og hvor raskt det kan løses. Du når oss også på kveldstid og i helger.

TA KONTAKT