Fastpris eller timepris på regnskap – hva bør du velge?
Forskjellen handler om hvem som bærer risikoen for tidsbruken. Fastpris passer når arbeidsmengden er forutsigbar og du vil ha en stabil månedskostnad. Timepris passer når omfanget er ukjent – opprydding, engangsoppdrag, en helt ny virksomhet. For de fleste er en kombinasjon best: fastpris på det som skjer hver måned, timepris på det som ikke gjør det.
Den eneste reelle forskjellen
Ved timepris betaler du for tiden som faktisk brukes. Tar jobben to timer, betaler du for to. Krever den fem fordi dokumentasjonen mangler, betaler du for fem. Ved fastpris avtales prisen for en definert leveranse på forhånd. Alt annet følger av dette ene: hvem bærer risikoen for at arbeidet tar lengre tid enn antatt? Ved fastpris er det regnskapsforetaket. Ved timepris er det deg. Det er også derfor en fastpris nesten alltid inneholder en margin. Den som bærer risikoen, priser den inn.
Betaler du for mye i rolige måneder?
Dette er den vanligste innvendingen mot fastpris, og svaret er sjelden ja. Et regnskapsoppdrag har nesten aldri lik arbeidsmengde hver måned. Noen måneder har MVA-rapportering. Noen har mer lønnsarbeid. Årsoppgjøret ligger i en helt annen del av året. En fast månedspris er derfor kostnaden for en samlet løpende tjeneste fordelt jevnt utover, ikke betaling for minuttene som ble brukt akkurat den måneden. Sammenlign totalen over tolv måneder, ikke én faktura mot én måned.
Fastpris er bare fast så lenge omfanget er det
En virksomhet får fastpris basert på 300 bilag i året og ingen ansatte. Året etter har den 900 bilag og fire ansatte. Det er ikke lenger det samme oppdraget. En god fastprisavtale gjør det derfor lett å se hva prisen bygger på: forventet bilagsmengde, hvilke oppgaver som inngår, om MVA og lønn er med, hvor mange ansatte lønnen gjelder, om årsoppgjør inngår, hvor mye rådgivning som ligger inne, hvilken egeninnsats du skal gjøre, hvilke systemkostnader som kommer i tillegg, og hvordan ekstraarbeid prises. Dette er avtalte forutsetninger, ikke lovbestemte grenser. Ingen regel sier at en fastpris må dekke et bestemt antall bilag.
Hva regelverket faktisk krever
Regnskapsførerloven § 5-2 krever en skriftlig oppdragsavtale for hvert regnskapsoppdrag. Avtalen skal spesifisere hvilke oppgaver som skal utføres og for hvilken tid oppdraget gjelder. God regnskapsføringsskikk krever i tillegg at arbeidsdelingen og fristene framgår, og at regnskapsforetaket løpende sørger for at avtalen fortsatt beskriver det faktiske oppdraget. Men merk hva som ikke står der: plikten til å holde avtalen oppdatert gir ingen rett til å sette opp prisen. Hvordan honoraret kan justeres, følger bare av det dere har avtalt. Hva som bør stå i avtalen ellers, står i Oppdragsavtalen med regnskapsfører
Kan du kreve å se timebruken?
Ja – men med en viktig nyanse som overrasker mange. Etter god regnskapsføringsskikk skal regnskapsforetaket på forespørsel kunne gjøre rede for hvordan honoraret er beregnet. Redegjørelsen må ikke nødvendigvis vise hvert minutt hver medarbeider har brukt, men du skal kunne få en forståelig forklaring. Ved en ren fastprisavtale gjelder ikke dette på samme måte. GRFS sier uttrykkelig at det ikke er nødvendig å redegjøre for honorarberegningen ved fastprisavtaler, fordi honoraret følger direkte av oppdragsavtalen. Det er et argument for å lese avtalen nøye før du signerer en fastpris: det er der prisen begrunnes, ikke i en timeliste i ettertid.
Når timepris er det ærligste
Skal et gammelt regnskap ryddes opp, vet ingen om arbeidet tar fem eller femti timer før noen har sett på det. En fastpris må da enten settes med betydelig sikkerhetsmargin eller avgrenses så nøye at den i praksis blir en timepris med ekstra steg. Timepris passer derfor godt ved opprydding, engangsvurderinger, bistand ved kontroll, omorganisering – og ved en helt ny virksomhet hvor ingen ennå vet hvor omfattende regnskapet blir. Hva opprydding faktisk innebærer, står i Regnskapet har blitt liggende
Hybridmodellen dekker de fleste
Man trenger ikke velge én modell for alt. Fastpris på bokføring, bankavstemming, ordinær kvalitetssikring, periodisk regnskapsrapport og ordinær MVA-rapportering. Egen fastpris på årsoppgjør og lønn, fordi begge er avgrensede leveranser som lar seg prise for seg. Timepris på opprydding, omfattende rådgivning, omorganisering, bistand ved kontroll og andre ekstraordinære oppgaver. Da får virksomheten forutsigbarhet på det som skjer hele tiden, uten at regnskapsforetaket må prise inn risiko for arbeid som kanskje aldri oppstår.
Sesongdrift er ikke et argument mot fastpris
Et turistforetak kan ha nesten ingen aktivitet om vinteren og svært mye om sommeren. Da virker timepris nærliggende. Men fastpris kan fungere like godt: regnskapsføreren beregner forventet arbeidsmengde for hele året og fordeler totalen på tolv måneder. Det avgjørende er ikke om hver måned ser lik ut. Det er om årsvolumet er forutsigbart. Er det det, kan fastpris gi en jevn kostnad selv på en ujevn drift.
Hva du bør sammenligne mellom to tilbud
Aldri bare månedsbeløpet. Gå gjennom disse ti: hva regnskapsfører gjør og hva du gjør selv · om det finnes et volumtak eller andre forutsetninger · om lønn og a-melding inngår · om ordinær MVA-rapportering inngår · om årsoppgjøret ligger i månedsprisen eller kommer separat · om du kan stille spørsmål uten at taksameteret går · hvem som betaler system, bankintegrasjon og lisenser · hva timeprisen er for arbeid utenfor avtalen · når og hvordan fastprisen kan endres · hvilken oppsigelsestid som gjelder. Sammenlign også på samme grunnlag. Priser på tjenester til næringsdrivende oppgis normalt eksklusive MVA, men det er verdt å kontrollere at begge tilbudene gjør det. Et tilbud på 1 500 kroner i måneden hvor årsoppgjør, lønn og system kommer i tillegg, kan fort bli dyrere enn et på 2 500 kroner hvor mer er inkludert.
Kontroller at regnskapsforetaket er godkjent
Regnskapsføring i næring for andre er regulert virksomhet. Oppdraget skal utføres gjennom et godkjent regnskapsforetak, og hvert oppdrag skal ha en oppdragsansvarlig statsautorisert regnskapsfører. Godkjenningen kan kontrolleres i Finanstilsynets virksomhetsregister. Merk samtidig at norsk lov ikke krever at alle regnskapsforetak har profesjonsansvarsforsikring. Er forsikringsdekning viktig for deg, må du spørre om det – det følger ikke automatisk av godkjenningen.
Hva Greenleaf bruker
Vi bruker fastpris på den ordinære løpende regnskapsføringen og timepris på arbeid som faller utenfor den avtalte fastprisen. Lønn, årsoppgjør og systemabonnement prises separat. Endrer virksomheten seg vesentlig, avklarer vi eventuell prisjustering på forhånd i stedet for å sende en høyere faktura. Gjeldende priser, hva som inngår og hva som kommer i tillegg, står på Priser på regnskap
Les mer
Innholdet her er generell veiledning, ikke råd i din konkrete sak. Frister, satser og beløp endres – sjekk alltid gjeldende regler, eller ta kontakt med oss.
Mer om pris, system og samarbeid med regnskapsfører
Haster det?
Vi kan kartlegge hva som faktisk må gjøres, hvilken dokumentasjon som finnes og hvor raskt det kan løses. Du når oss også på kveldstid og i helger.
TA KONTAKT