Hva gjør du selv, og hva setter du ut til regnskapsfører?
Du kan gjøre alt selv, sette bort alt, eller dele. Den delte modellen er ofte billigst: du fakturerer, sender bilag og godkjenner betalinger, mens regnskapsfører tar kontroll, avstemming, MVA, lønn og årsoppgjør. Det avgjørende er ikke hvor mye som settes bort, men at ingen oppgave faller mellom to stoler – og det er oppdragsavtalen som avgjør.
Spørsmålet er sjelden hva du har lov til
Driver du virksomheten selv, kan du bokføre, avstemme, kjøre lønn, levere MVA-melding og håndtere årsrapporteringen selv. Du trenger ikke være statsautorisert regnskapsfører for å føre regnskapet i en virksomhet du eier eller arbeider i. Godkjenningskravet gjelder når noen påtar seg regnskapsføring for andre som ekstern tjeneste. Det nyttige spørsmålet er derfor et annet: hva lønner det seg å bruke tiden din på, og hvor stor risiko vil du håndtere selv? Om du i det hele tatt trenger ekstern hjelp, er behandlet i Trenger du regnskapsfører?
Behold det du kjenner best
Du vet hva som er solgt, hvorfor et utlegg ble gjort, hvem som skal faktureres og hvilke avtaler virksomheten har inngått. Regnskapsføreren vet det ikke før noen forteller det. Derfor er noen oppgaver både enkle og effektive å beholde selv. Fakturering. Du kjenner kunden, leveransen, prisen og tidspunktet. Bruker du samme system som regnskapsføreren, ligger fakturaen allerede i regnskapet. Kvitteringer og bilag. Ta bildet når kjøpet skjer, eller videresend fakturaen med en gang. Du trenger ikke bestemme konto og MVA-kode – du trenger å levere komplett dokumentasjon og forklare hva kjøpet gjelder. Godkjenning av betalinger. Regnskapsfører klargjør, du godkjenner. Det gir effektivitet og en kontroll til før pengene går ut.
Sett ut det som krever regelverksforståelse
Jo mer en oppgave krever regelverkskunnskap, avstemming eller faglig vurdering, desto større er gevinsten ved å sette den ut. At bankkontoen viser 100 000 kroner betyr ikke at regnskapet gjør det. Banken må stemmes mot bokføringen, og kunde- og leverandørposter må følges opp. Regelmessige avstemminger finner betalinger uten bilag, dobbeltføringer, ubetalte fakturaer, feilposteringer, gamle reskontroposter og differanser mot offentlige rapporteringer. Dette er ofte en naturlig oppgave for regnskapsfører selv når kunden bokfører mye selv.
MVA er enkelt – helt til det ikke er det
En virksomhet med vanlige norske kjøp og salg kan ha svært enkel MVA-behandling. Kompleksiteten øker raskt ved kjøp fra utlandet, salg til utlandet, flere satser, omvendt avgiftsplikt, bilkostnader, representasjon, kombinasjon av avgiftspliktig og unntatt virksomhet, og justeringsregler for større investeringer. At en kvittering viser MVA er heller ikke nok. Virksomheten må faktisk ha fradragsrett – se MVA-fradrag Mange kunder gjør derfor den enkle bilagsflyten selv og lar regnskapsfører kontrollere MVA-behandlingen og levere meldingen.
Lønn er blitt mer tidssensitivt
Lønn er mer enn å overføre nettobeløpet. Arbeidsgiver må håndtere skattekort, forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift, feriepenger, eventuelle naturalytelser og a-melding. Fra 1. januar 2026 ble skattetrekkskontoen avviklet. Forskuddstrekket betales nå direkte til Skatteetaten senest første virkedag etter lønnsutbetalingen. A-meldingen har fortsatt frist den 5. i påfølgende måned. For én person på fast lønn er dette håndterbart selv. Med flere ansatte, timebasert lønn, bonus, sykefravær, firmabil eller elektronisk kommunikasjon blir det raskt mer krevende. Hva som må gjøres hver måned, står i Månedlig sjekkliste for lønnskjøringen
Ansvaret følger ikke med oppgaven
Dette er den vanligste misforståelsen, og den er verdt å si tydelig. Setter du bort regnskapet, flyttes arbeidet – ikke virksomhetens egne plikter. For et AS skal styret fortsatt holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og sørge for betryggende kontroll med virksomhet, regnskap og formuesforvaltning. Har selskapet daglig leder, skal daglig leder sørge for at regnskapet følger lov og forskrift. I et ENK står innehaveren selv ansvarlig. Regnskapsføreren er likevel ikke ansvarsløs. Et godkjent regnskapsforetak har egne lovpålagte plikter etter regnskapsførerloven og god regnskapsføringsskikk. Begge parter har ansvar – for hver sin del.
Regnskapsfører skal si fra om feil
En ekstern regnskapsfører skal ikke bare sende inn tallene kunden leverer. Regnskapsførerloven krever blant annet at regnskapsfører vurderer sentrale interne rutiner som har betydning for oppdraget. Oppdages brudd på bokførings-, regnskaps-, selskaps-, skatte- eller avgiftsregler gjennom arbeidet, skal det tas opp med kunden. Vesentlige brudd skal tas opp skriftlig. Gjør kunden det umulig å gjennomføre oppdraget forsvarlig, kan regnskapsfører være pliktig til å avslutte det. Dette er en reell del av verdien ved å bruke et godkjent regnskapsforetak – og en grunn til at en regnskapsfører som aldri stiller spørsmål ikke nødvendigvis er den beste.
Tre modeller som faktisk brukes
1. Du gjør nesten alt selv. Passer et lite ENK uten ansatte og med få transaksjoner. Du fakturerer, bokfører, avstemmer og rapporterer, og kjøper eventuelt noen timer hjelp med årsoppgjøret. Lav kostnad, men du må selv holde deg oppdatert. 2. Dere deler arbeidet. Ofte den mest kostnadseffektive. Du fakturerer, sender bilag, forklarer uvanlige transaksjoner, godkjenner betalinger og leverer lønnsgrunnlag. Regnskapsfører bokfører eller kvalitetskontrollerer, avstemmer, følger opp MVA, kjører lønn dersom det er avtalt, rapporterer og gjennomfører årsoppgjøret. 3. Du setter bort nesten alt. Passer når tiden din er mer verdt brukt på kunder og drift. Koster mer, krever mindre internt.
En uklar arbeidsdeling er verre enn begge ytterpunktene
Dette er poenget som gjør hybridmodellen risikabel når den ikke skrives ned. Skal du bokføre selv og regnskapsfører bare kontrollere og sende MVA-meldingen, må begge vite hvem som fører hva, når bokføringen skal være ferdig, hvem som avstemmer, hvilken dokumentasjon som skal leveres, hvem som retter feil og hvem som faktisk sender rapporteringen. Faller én av disse mellom to stoler, er resultatet ofte en frist ingen oppdaget at de hadde ansvaret for. Derfor krever regnskapsførerloven § 5-2 en skriftlig oppdragsavtale, og god regnskapsføringsskikk legger stor vekt på nettopp arbeidsdelingen. Hva avtalen bør inneholde, står i Oppdragsavtalen med regnskapsfører
Ikke gjett på disse
En praktisk regel: automatiser det repeterbare, gjør selv det du kjenner, og spør når behandlingen krever en vurdering du ikke forstår. Vær særlig forsiktig med å gjette på MVA-fradrag, lønn og naturalytelser, skatt, aksjonærlån og private uttak, utbytte, kjøp og salg av større eiendeler, utenlandske transaksjoner, omorganisering og årsoppgjør. At et «lån» fra eget AS kan bli skattlagt som utbytte, er et typisk eksempel på en feil som er billig å unngå og dyr å rette – se Lån fra eget AS
Riktig egeninnsats er ikke mest mulig egeninnsats
Å gjøre mer selv reduserer regningen bare hvis oppgavene faktisk blir gjort riktig og i tide. Det mest effektive er sjelden å bokføre mest mulig selv. Det er å fakturere løpende, levere bilag med en gang, bruke samme system som regnskapsføreren, holde privatøkonomien adskilt, forklare uvanlige kjøp, svare raskt på spørsmål og godkjenne betalinger i tide. Da slipper regnskapsfører å bruke betalt tid på å lete etter dokumentasjon og rekonstruere hva som har skjedd. Opprydding koster nesten alltid mer enn løpende orden. Hos Greenleaf avtales arbeidsdelingen ved oppstart og beskrives i oppdragsavtalen. Hva det koster, står på Priser på regnskap
Les mer
Innholdet her er generell veiledning, ikke råd i din konkrete sak. Frister, satser og beløp endres – sjekk alltid gjeldende regler, eller ta kontakt med oss.
Mer om pris, system og samarbeid med regnskapsfører
Haster det?
Vi kan kartlegge hva som faktisk må gjøres, hvilken dokumentasjon som finnes og hvor raskt det kan løses. Du når oss også på kveldstid og i helger.
TA KONTAKT