Manglende regnskap over flere år – slik rekonstruerer du

Situasjonen er alvorlig, men regnskapet er sjelden umulig å gjenopprette. Store deler kan ofte bygges opp igjen fra bankdata, tidligere rapportering og dokumentasjon hos kunder og leverandører. Det viktigste er å bygge på dokumenterbart grunnlag, ikke å fylle hullene med gjetninger.

Slik starter rekonstruksjonen

1. Sikre alle tilgjengelige data. Hent bankutskrifter, årsoppgaver, tidligere regnskapsfiler, skattemeldinger, mva-meldinger, a-meldinger, fakturadata, kassadata og annen dokumentasjon som fortsatt finnes. 2. Bygg opp banken først. Bankkontiene gir ofte det beste utgangspunktet fordi betalinger til og fra virksomheten kan spores og avstemmes mot bankens saldo. Banken viser likevel ikke alt – blant annet kan ubetalte kunde- og leverandørfakturaer og kontantsalg mangle. 3. Rekonstruer inntekter, kostnader, lønn og balanser. Faktura- og kassasystemer brukes til å kontrollere omsetningen. Leverandører kan ofte sende kopier av gamle fakturaer, og tidligere a-meldinger kan sammenholdes med lønnsutbetalingene. 4. Avklar hva som faktisk kan dokumenteres. Mangler en leverandørfaktura, bør virksomheten først forsøke å få en kopi. Et egenprodusert bilag eller en bankbetaling gir ikke automatisk rett til fradrag for inngående MVA. 5. Sammenlign det rekonstruerte regnskapet med det som tidligere er rapportert, og vurder hvordan eventuelle feil skal korrigeres.

Kan man bare estimere det som mangler?

Nei. Regnskapsloven åpner for bruk av beste estimat når en regnskapspost faktisk er usikker, for eksempel ved enkelte verdsettelser. Det betyr ikke at manglende kjøp, salg eller bilag kan erstattes med omtrentlige tall fordi dokumentasjonen er borte. Det samme gjelder varelager. Mangler virksomheten historiske varetellinger og heller ikke har et pålitelig lagersystem, kan det være krevende å fastsette korrekt lagerverdi. Usikkerheten må vurderes og dokumenteres konkret – ikke løses ved å sette inn et tilfeldig anslag.

Hva skjer med gamle skattemeldinger og mva-meldinger?

For flere skattearter kan virksomheten normalt selv endre en tidligere fastsetting innen tre år etter leveringsfristen. For eldre perioder må det vurderes om Skatteetaten kan bes om å ta saken opp til endring. Dersom virksomheten selv avdekker tidligere uriktige eller ufullstendige opplysninger, kan reglene om frivillig retting også være aktuelle. Det betyr imidlertid ikke at enhver frivillig henvendelse automatisk fritar for tilleggsskatt. Rettingen må blant annet ikke være fremkalt av en kontroll som allerede er eller vil bli gjennomført, eller av opplysninger Skatteetaten allerede har mottatt fra andre.

Må tidligere årsregnskap sendes inn på nytt?

Ikke nødvendigvis. Brønnøysundregistrene tillater korrigering av et allerede registrert årsregnskap i enkelte tilfeller. Innen fem måneder etter innsendingsfristen er adgangen større. Senere kreves særskilt begrunnelse og dokumentasjon, og dersom neste årsregnskap allerede er registrert, er muligheten svært begrenset. Regnskapsmessig behandles feil fra tidligere år etter egne regler. For små foretak finnes det dessuten forenklinger, blant annet adgang til å resultatføre korrigering av tidligere feil og til å unnlate omarbeiding av sammenligningstall. Hvor lenge materialet må beholdes når det først er rekonstruert, står i Oppbevaringsplikt for regnskapsmateriale

Les mer

Innholdet her er generell veiledning, ikke råd i din konkrete sak. Frister, satser og beløp endres – sjekk alltid gjeldende regler, eller ta kontakt med oss.

Mer om akutt regnskap, frister og kontroll

Haster det?

Vi kan kartlegge hva som faktisk må gjøres, hvilken dokumentasjon som finnes og hvor raskt det kan løses. Du når oss også på kveldstid og i helger.

TA KONTAKT