Første ansatt – hva må være på plass før første lønning?

Dette må være på plass: skriftlig arbeidsavtale senest sju dager etter oppstart, yrkesskadeforsikring, HMS-rutiner, skattekort, og en vurdering av om ansettelsen utløser OTP-plikt. Fra 1. januar 2026 er skattetrekkskontoen borte: forskuddstrekket betales direkte til Skatteetaten senest første virkedag etter lønnsutbetalingen. Regn med rundt 30 prosent i tillegg til bruttolønnen.

Lag en skriftlig arbeidsavtale

Alle ansatte skal ha skriftlig arbeidsavtale. For arbeidsforhold som varer mer enn én måned skal avtalen foreligge snarest mulig og senest sju dager etter oppstart. Ved kortere arbeidsforhold skal den inngås umiddelbart. I praksis er det tryggest å ha avtalen klar før første arbeidsdag. Avtalen skal blant annet regulere partene og arbeidsstedet, arbeidsoppgavene, startdato, lønn og utbetalingsdato, arbeidstid, ferie og feriepenger, oppsigelsesfrister, eventuell prøvetid, og eventuell midlertidighet med hjemmelen for den. Kravene til hva avtalen må inneholde ble betydelig utvidet fra 1. juli 2024. En mal som er eldre enn det, er sannsynligvis ikke lenger tilstrekkelig.

Fast ansettelse og heltid er hovedregelen

Arbeidstakere skal som hovedregel ansettes fast og på heltid. Midlertidig ansettelse krever lovlig grunnlag. Ved deltid skal arbeidsgiveren før ansettelsen dokumentere behovet skriftlig. Har virksomheten tillitsvalgte, skal spørsmålet drøftes med dem. Prøvetid må avtales skriftlig. Den er normalt maksimalt seks måneder, og ved midlertidig ansettelse kan prøvetiden ikke overstige halvparten av ansettelsens varighet.

Sjekk om ansettelsen utløser OTP-plikt

Et AS som ansetter sin første eksterne medarbeider i 100 prosent stilling blir normalt OTP-pliktig, fordi én arbeidstaker uten eierinteresse i minst 75 prosent stilling er nok. Minimumsinnskuddet er 2 prosent av lønn opp til 12 G, og når ordningen først er pliktig omfattes også eieransatte. Det siste er den kostnaden som oftest glemmes i budsjettet for den første ansettelsen. Alle tre tersklene, seksmånedersfristen og hva mulkten er hvis ordningen mangler, står i Obligatorisk tjenestepensjon

Yrkesskadeforsikring og HMS

Arbeidsgivere skal ha yrkesskadeforsikring for arbeidstakerne, og den bør være på plass fra arbeidsforholdet starter. Arbeidsgiveransvaret for HMS begynner med første ansatte. Virksomheter med fem eller flere arbeidstakere skal ha minst ett verneombud; ved færre enn fem kan arbeidsgiver og arbeidstakerne avtale en annen skriftlig ordning. Enkelte bransjer må også være tilknyttet godkjent bedriftshelsetjeneste.

Kontroller om bransjen har minstelønn

Norge har ingen generell minstelønn, men ti bransjer er omfattet av allmenngjorte tariffavtaler med bindende minstelønnssatser: bilbransjen, bygg, elektro, fiskeindustri, godstransport på vei, jordbruk og gartnerier, overnatting og servering og catering, persontransport med turbil, renhold, og skips- og verftsindustrien. Bilbransjen er ny: fra 15. juni 2026 er det innført minstelønn for alle ansatte i bilbransjen, med noen unntak. Listen endres, og nye bransjer kommer til. Kontroller derfor hos Arbeidstilsynet om virksomheten er omfattet før lønnen avtales – en allmenngjort sats kan ikke avtales bort.

Hent skattekort – og vit hva som skjer uten

Arbeidsgiver henter skattekort elektronisk. Mangler skattekort, skal arbeidsgiver normalt trekke 50 prosent skatt av ordinær lønn. Det er ikke en straff, men en sikkerhetsregel – og den blir fort en ubehagelig overraskelse for den ansatte hvis ingen har hentet kortet i tid.

Nytt fra 2026: ingen skattetrekkskonto

Skattetrekkskontoen ble avviklet 1. januar 2026. Forskuddstrekket skal nå betales direkte til Skatteetaten senest første virkedag etter lønnsutbetalingen. Fra 2026 skal arbeidsgiver også rapportere lønnsutbetalingsdato sammen med forskuddstrekket i a-meldingen. Det betyr at trekket forfaller raskere enn før, og at flere lønnskjøringer i samme måned gir flere betalingsfrister. Hva som skjer om trekket ikke blir betalt, står i Ubetalt forskuddstrekk

A-melding og arbeidsgiveravgift

A-meldingen har normalt frist den 5. i måneden etter, og arbeidsforholdet rapporteres også i måneder uten lønnsutbetaling. Arbeidsgiveravgift rapporteres månedlig, men betales annenhver måned. I sone I er ordinær sats 14,1 prosent i 2026 – se Arbeidsgiveravgift

Feriepenger og sykepenger

Lovens ordinære feriepengeprosent er 10,2 prosent. Mange bruker 12 prosent ved avtalt femte ferieuke – se Feriepenger Ved sykdom betaler arbeidsgiver normalt sykepenger i inntil 16 kalenderdager når vilkårene er oppfylt. Men den ansatte må normalt ha jobbet hos deg i fire uker først – se Sykepenger og refusjon fra NAV

Hva koster den første ansatte?

Et forenklet eksempel med 40 000 kroner i månedslønn, sone I, 12 prosent feriepenger og 2 prosent OTP: Bruttolønn 40 000 kr. Feriepenger 4 800 kr. Arbeidsgiveravgift av lønn 5 640 kr. Arbeidsgiveravgift av feriepenger 676,80 kr. OTP 800 kr. Arbeidsgiveravgift av OTP 112,80 kr. Forenklet månedlig kostnadsavsetning: 52 029,60 kroner. Det er omtrent 30 prosent over bruttolønnen – og forsikring, utstyr, programvare, sykefravær og andre personalkostnader kommer i tillegg.

Sjekkliste før første lønning

Arbeidsavtalen er korrekt. Lønn, stillingsform og arbeidstid er avklart. Eventuell allmenngjort minstelønn er kontrollert. Yrkesskadeforsikring er på plass. OTP-plikten er vurdert. HMS-rutinene er etablert. Skattekortet er hentet. Lønnssystem og bankbetaling fungerer. Forskuddstrekket kan betales neste virkedag. Og a-meldingen blir levert korrekt. Den månedlige rutinen etterpå står i Månedlig sjekkliste for lønnskjøringen Vi setter opp arbeidsgiverforholdet, lønnssystemet og a-meldingen, og kjører den første lønnen.

Les mer

Innholdet her er generell veiledning, ikke råd i din konkrete sak. Frister, satser og beløp endres – sjekk alltid gjeldende regler, eller ta kontakt med oss.

Mer om lønn og ansatte

Haster det?

Vi kan kartlegge hva som faktisk må gjøres, hvilken dokumentasjon som finnes og hvor raskt det kan løses. Du når oss også på kveldstid og i helger.

TA KONTAKT