Reiseregning, diett og kilometergodtgjørelse – hva kan utbetales trekkfritt?

Det avhenger av om reisen er en yrkesreise eller en privat arbeidsreise, hvordan den dokumenteres, og hvilken sats som utbetales. Trekkfri kilometergodtgjørelse er 3,50 kroner per kilometer i 2026. Dokumenterte faktiske yrkesutgifter kan normalt refunderes trekkfritt. Betaler dere etter en høyere avtalesats, er mellomlegget trekkpliktig lønn.

Yrkesreise eller arbeidsreise?

Reise mellom hjem og fast arbeidssted er normalt privat arbeidsreise, ikke yrkeskjøring. Det gjelder selv om den ansatte jobber sent eller tar med arbeid hjem. Yrkesreise kan blant annet være kundebesøk, reise mellom arbeidssteder, reise til ikke-fast arbeidssted, og kvalifiserende kurs- eller konferansereise. Denne grensen avgjør alt det øvrige, og den bør avklares før reiseregningen skrives.

Faktisk refusjon eller sats?

Dokumenterte faktiske yrkesutgifter kan normalt refunderes trekkfritt mot kvittering. Utbetaling etter sats – kilometergodtgjørelse eller kostgodtgjørelse – må derimot sammenlignes med de trekkfrie satsene. Overskytende blir trekkpliktig lønn. For mange virksomheter er faktisk refusjon mot kvittering den enkleste veien, nettopp fordi den ikke krever en satsvurdering.

Statens reiseregulativ er ikke en skattesats

Dette er den viktigste distinksjonen i hele temaet. Statens satser regulerer hva ansatte kan ha krav på etter avtale eller tariff. Skattedirektoratets satser regulerer hvor mye som kan utbetales trekkfritt. De to er forskjellige tall, og statens satser er normalt høyere. Følger virksomheten statens regulativ, skal differansen mellom avtalesatsen og den trekkfrie satsen behandles som trekkpliktig lønn – ikke som en utgiftsdekning. Gjeldende satser i statens regulativ må hentes fra regulativet selv; de endres uavhengig av skattesatsene.

Kilometergodtgjørelse i 2026

Trekkfri sats for bruk av privat bil på yrkesreise er 3,50 kroner per kilometer. Kjører den ansatte 10 000 yrkeskilometer, kan virksomheten utbetale 35 000 kroner trekkfritt. Utbetales mer enn den trekkfrie satsen, er mellomlegget trekkpliktig og inngår normalt i grunnlaget for arbeidsgiveravgift. Skal bilen i stedet eies av selskapet, er regnestykket et annet – se Firmabil eller privatbil

Kost og losji ved overnatting

Ved reise med overnatting er det hvor den ansatte faktisk overnatter som bestemmer den trekkfrie satsen for merkostnader til mat. Satsene for 2026 er: Hotell uten frokost: 693 kroner per døgn Hotell med frokost: 554 kroner per døgn Pensjonat, brakke eller bolig uten kokemulighet: 400 kroner per døgn Bolig med kokemulighet: 107 kroner per døgn, og bare ved tjeneste- eller yrkesreise Merk at pensjonat og brakke regnes som bolig uten kokemulighet, uavhengig av om det faktisk er mulig å lage mat der.

Dagsreiser uten overnatting behandles annerledes

På yrkesreiser uten overnatting inngår merkostnader til mat i minstefradraget for lønnstakere. Det betyr at en dagsreise ikke har samme satsbaserte trekkfrie kostgodtgjørelse som en reise med overnatting. Vil den ansatte ha dekning, er dokumenterte faktiske merkostnader veien – og krever man fradrag i skattemeldingen, må det være i stedet for minstefradraget. Utbetaler virksomheten en fast «diett» på dagsreiser uten å kontrollere dette, risikerer den at hele beløpet er trekkpliktig lønn. Kontroller gjeldende satser og vilkår hos Skatteetaten før en slik ordning innføres.

Måltidstrekk

Er måltider dekket av arbeidsgiver eller inkludert i prisen, reduseres kostgodtgjørelsen: frokost 20 prosent, lunsj 30 prosent, middag 50 prosent. Dette er grunnen til at reiseregningen må vise hvilke måltider som var dekket – ikke bare hvor mange døgn reisen varte.

Dokumentasjonskravene

Ved kostgodtgjørelse bør reiseregningen vise navn, dato og klokkeslett, formål, reisested eller oppdrag, overnattingsform, og hvilke måltider som var dekket. Ved kilometergodtgjørelse kreves blant annet dato, rute, formål og antall kilometer. En reiseregning uten formål og rute er ikke tilstrekkelig dokumentasjon, selv om beløpet er riktig.

Rapportering i a-meldingen

Trekkfri kilometergodtgjørelse skal fortsatt rapporteres som utgiftsgodtgjørelse, selv om den er trekkfri. Trekkpliktig overskudd rapporteres separat og inngår normalt i grunnlaget for arbeidsgiveravgift – se Arbeidsgiveravgift

Ikke bland dette med den ansattes reisefradrag

Reisefradraget i skattemeldingen gjelder reise mellom hjem og arbeid, altså den private arbeidsreisen. For 2026 er satsen 1,90 kroner per kilometer, med nedre grense 12 000 kroner og øvre grense 120 000 kroner. Dette er den ansattes eget fradrag, ikke noe arbeidsgiver utbetaler, og det må ikke forveksles med den trekkfrie kilometergodtgjørelsen på 3,50 kroner for yrkeskjøring. Vi tar reiseregninger og lønnsrapportering – se også Månedlig sjekkliste for lønnskjøringen

Les mer

Innholdet her er generell veiledning, ikke råd i din konkrete sak. Frister, satser og beløp endres – sjekk alltid gjeldende regler, eller ta kontakt med oss.

Mer om lønn og ansatte

Haster det?

Vi kan kartlegge hva som faktisk må gjøres, hvilken dokumentasjon som finnes og hvor raskt det kan løses. Du når oss også på kveldstid og i helger.

TA KONTAKT