Regnskap og forretningsførsel for borettslag og sameier – hva gjelder?

Borettslag er regnskapspliktige uansett størrelse og skal ha revisor. For eierseksjonssameier går skillet ved 21 seksjoner: sameier over grensen følger regnskapsloven og skal ha revisor, mens mindre sameier likevel skal ha «ordentlig og tilstrekkelig regnskapsførsel» og legge fram fjorårets regnskap på årsmøtet. Styrets ansvar forsvinner ikke når regnskapet settes bort.

Borettslag og sameier har forskjellige regnskapskrav

Et borettslag er et samvirkeforetak hvor laget eier eiendommen, mens andelseieren eier en andel som gir bruksrett til en bestemt bolig. Borettslag er regnskapspliktige etter regnskapsloven, dermed også bokføringspliktige, og de skal ha revisor. For eierseksjonssameier går et viktig skille ved 21 seksjoner. Eierseksjonsloven § 64 sier at styret skal sørge for «ordentlig og tilstrekkelig regnskapsførsel» og legge fram regnskapet for forrige kalenderår på det ordinære årsmøtet – og at sameier med 21 eller flere seksjoner i tillegg skal føre regnskap etter regnskapsloven. § 65 krever revisor for de samme sameiene. Et lite sameie har altså ikke regnskapsplikt etter regnskapsloven bare fordi det er et eierseksjonssameie – men det har fortsatt en regnskapsplikt etter eierseksjonsloven. De to blandes ofte. Et lite sameie kan dessuten få bokføringsplikt av andre grunner, for eksempel fordi det driver virksomhet med plikt til å levere skattemelding eller mva-melding.

Én ting å avklare om årsberetning

Regnskapsloven ble endret i 2024, slik at det som hovedregel er mellomstore og store foretak som må utarbeide årsberetning – se Årsoppgjøret steg for steg Men eierseksjonsloven § 64 nevner årsberetning uttrykkelig for sameier med 21 eller flere seksjoner, samtidig som den viser til regnskapsloven. Forholdet mellom den særskilte bestemmelsen og regnskapslovens nye størrelsesregel bør derfor avklares konkret for det enkelte sameiet, ikke antas. Det er en billig avklaring å gjøre på forhånd, og en dyr å ta feil av.

Hva gjør en regnskapsfører eller forretningsfører?

Økonomisk forretningsførsel omfatter mer enn løpende bokføring: innkreving av felleskostnader, oppfølging av restanser, behandling av leverandørfakturaer, bankavstemming, lønn og styrehonorarer, budsjettering, likviditetsoppfølging, offentlig rapportering og årsregnskap. En forretningsfører kan i tillegg håndtere større deler av den administrative driften. I et eierseksjonssameie kan styret også delegere deler av sin beslutningsmyndighet til en forretningsfører, innenfor rammene av loven og delegasjonen. Det er en videre adgang enn mange styrer er klar over – og den bør være skriftlig avgrenset.

Styrets ansvar forsvinner ikke

I borettslag skal styret lede virksomheten i samsvar med loven, vedtektene og generalforsamlingens vedtak. I eierseksjonssameier skal styret sørge for vedlikehold og drift av eiendommen og forvalte sameiets anliggender. En ekstern regnskapsfører kan utføre oppgavene, men styret må følge opp at de faktisk blir utført. Det gjelder også innsending av årsregnskapet: Brønnøysundregistrene understreker at styret har ansvaret selv når regnskapsfører eller revisor håndterer den praktiske innsendingen. Det samme gjelder tredjepartsopplysningene – Skatteetaten sier uttrykkelig at plikten ligger hos styret, selv om en forretningsfører rapporterer på sameiets vegne. Se Styrets økonomiske ansvar

Felleskostnader og panterett

Felleskostnadene finansierer den løpende driften og kan dekke forsikring, kommunale avgifter, vedlikehold, renter, avdrag og felles tjenester. Manglende betaling bør følges opp tidlig. Etter burettslagslova § 5-20 har laget panterett i andelen framfor alle andre heftelser for krav på felleskostnader og andre krav fra lagsforholdet. Pantekravet kan ikke være større enn to ganger grunnbeløpet i folketrygden, og loven presiserer at det er grunnbeløpet på tidspunktet da tvangsdekning blir vedtatt gjennomført som legges til grunn. Med G på 136 549 kroner i 2026 er 2 G 273 098 kroner. Det finnes frister for å gjøre panteretten gjeldende, så restanser bør ikke bli liggende. Eierseksjonssameier har tilsvarende regler om legalpant. Se Budsjett og felleskostnader

Regnskap og skatt er ikke det samme

For borettslag som oppfyller vilkårene i skatteloven § 7-3 fastsettes andel av inntekter, kostnader, formue og gjeld hos andelseierne i stedet for at borettslaget skattlegges som et selskap. Vanlige boligsameier er normalt ikke egne skattesubjekter for sameiets felles inntekter og formue – beløpene fordeles på seksjonseierne. Her finnes en egen rapporteringsgrense som ikke må forveksles med regnskapsplikten: boligsameier med 9 eller flere eierseksjoner skal levere tredjepartsopplysninger til Skatteetaten om eiernes andeler av felles inntekter, kostnader, formue og gjeld. Merk at 9 og 21 er to forskjellige grenser for to forskjellige plikter. Et sameie med 12 seksjoner har rapporteringsplikt til Skatteetaten, men ikke regnskapsplikt etter regnskapsloven.

God internkontroll reduserer risikoen

Boligselskaper forvalter ofte betydelige beløp, og det bør være tydelige rutiner for hvem som kan bestille varer og tjenester, attestere fakturaer, godkjenne betalinger og disponere bankkontoene. To-trinns godkjenning av betalinger, regelmessige bankavstemminger og tydelig arbeidsdeling mellom styret og den som fører regnskapet er eksempler på gode kontrolltiltak. Styret bør løpende kunne se bankbeholdning, utestående felleskostnader, faktiske kostnader mot budsjett og større avvik – og få periodiske rapporter, ikke bare et årsregnskap i mai.

Skal boligselskapet bytte regnskapsfører?

Et bytte bør planlegges slik at regnskap og rapportering fortsetter uten brudd. Ny regnskapsfører bør få en komplett og avstemt inngående balanse, hovedbok og reskontro, nødvendig historisk dokumentasjon, relevante avtaler og tilgang til de systemene og offentlige tjenestene som inngår i oppdraget. Samtidig bør gamle bankfullmakter, systemtilganger og digitale fullmakter gjennomgås og fjernes. Det viktigste er å avklare hvem som håndterer oppgavene som faller rundt selve overgangsdatoen. En manglende a-melding, mva-melding, betaling eller rapportering havner ellers lett mellom gammel og ny leverandør – se Bytte regnskapsfører Greenleaf bistår borettslag og eierseksjonssameier med regnskap, løpende økonomioppfølging, rapportering og årsoppgjør, og kan overta fra eksisterende regnskapsfører på en ryddig måte.

Les mer

Innholdet her er generell veiledning, ikke råd i din konkrete sak. Frister, satser og beløp endres – sjekk alltid gjeldende regler, eller ta kontakt med oss.

Mer om borettslag, sameier og organisasjoner

Haster det?

Vi kan kartlegge hva som faktisk må gjøres, hvilken dokumentasjon som finnes og hvor raskt det kan løses. Du når oss også på kveldstid og i helger.

TA KONTAKT