Budsjett og felleskostnader – hvordan settes de riktig?

Dette er to forskjellige spørsmål: hvor høye felleskostnadene skal være, og hvordan de skal fordeles. Størrelsen fastsettes av styret i borettslag, og av årsmøtet eller styret i sameier. Fordelingen følger derimot loven – sameiebrøk i eierseksjonssameier, verdiforhold i borettslag – og kan ikke endres av et flertall alene. En annen permanent fordeling krever samtykke fra dem det gjelder.

Hva bør være med i budsjettet?

Budsjettet bør vise hva det faktisk koster å drive eiendommen – og hvor mye penger boligselskapet trenger tilgjengelig. Det bør tas høyde for renter og avdrag på fellesgjeld, forsikring og kommunale avgifter, strøm og energi til fellesarealer, renhold og vaktmester og andre driftsavtaler, regnskapsfører og revisor, lønn og styrehonorarer, løpende vedlikehold, planlagte større tiltak, og en tilstrekkelig likviditetsbuffer. Skill mellom resultat og likviditet. Avdrag på lån er ikke en kostnad i resultatregnskapet slik renter er – men pengene må likevel betales. Et budsjett som bare ser på regnskapsmessige kostnader gir derfor et misvisende bilde av hvor høye felleskostnadene må være.

Hvem bestemmer hvor høye de skal være?

I et borettslag sier burettslagslova § 5-19 at styret skal fastsette hvor mye hver andelseier skal betale hver måned til dekning av felleskostnadene. I et eierseksjonssameie kan akontobeløpet fastsettes av årsmøtet eller av styret. Men dette betyr ikke at styret fritt kan endre hvordan regningen fordeles mellom beboerne. Størrelsen på innbetalingen og fordelingsnøkkelen er to forskjellige spørsmål – og det er den forskjellen som skaper flest konflikter.

Fordeling i borettslag

Fordelingsregelen følger av burettslagslova § 5-19. Utgangspunktet er at felleskostnadene fordeles etter forholdet mellom verdiene på boligene, eller etter andre retningslinjer fastsatt i bygge- og finansieringsplanen. Fører endringer i boligene eller eiendommen til en vesentlig endring i verdiforholdet, skal fordelingen justeres. Når særlige grunner foreligger, kan enkelte kostnader i stedet fordeles etter nytten for den enkelte bolig eller etter forbruk. En helt annen fordelingsordning krever samtykke fra de andelseierne som berøres. Det er altså ikke fritt fram for styret eller et flertall å lage en ny fordelingsnøkkel fordi den virker enklere eller mer rettferdig.

Fordeling i eierseksjonssameier

Her er hovedregelen enda tydeligere: felleskostnader fordeles etter sameiebrøken. Eierseksjonsloven § 29 åpner for to unntak. Dersom særlige grunner taler for det, kan enkelte kostnader fordeles etter den nytten den enkelte bruksenheten har av tiltaket, eller etter faktisk forbruk. Terskelen for å bruke unntaket er høy.

Må du betale for heisen du ikke bruker?

Ikke nødvendigvis – men det er ikke nok å si at du personlig ikke bruker den. Høyesterett behandlet spørsmålet i HR-2013-2409-A (Rt. 2013 s. 1508). Sameiet besto av sju boligblokker, og bare fire hadde heis. Eierne i blokkene uten heis mente de ikke burde betale for drift, vedlikehold og reparasjon av heisene. Høyesteretts flertall kom likevel til at kostnadene skulle fordeles mellom alle seksjonseierne etter sameiebrøken. Unntaket om fordeling etter nytte skal brukes restriktivt, særlig når kostnaden gjelder et eksisterende fellesanlegg. Situasjonen kan være annerledes dersom sameiet skal etablere et helt nytt tiltak som bare enkelte deler av sameiet kan ha nytte av. Det må vurderes konkret.

Kostnader som kan måles etter forbruk

Faktisk forbruk kan i særlige tilfeller gi grunnlag for en annen fordeling – typisk for enkelte kostnader til energi, varmtvann eller andre tjenester hvor forbruket kan knyttes til den enkelte bruksenheten. Men regelen er ikke at alle målbare kostnader automatisk skal fordeles etter forbruk. At noe kan måles gjør det ikke automatisk til en forbruksfordelt kostnad.

Kan flertallet endre fordelingsnøkkelen?

Nei. Skal et eierseksjonssameie vedtektsfeste en annen fordeling enn det som følger av sameiebrøken og lovens regler om nytte og forbruk, må de seksjonseierne som blir berørt uttrykkelig samtykke. Et vanlig flertall – eller to tredjedels flertall – på årsmøtet er altså ikke nok til å pålegge enkelte seksjonseiere en ny permanent kostnadsfordeling. I borettslag krever en annen fordeling tilsvarende tilslutning fra de andelseierne det gjelder. Dette må skilles fra selve beslutningen om å gjennomføre et tiltak: en ombygging som går utover vanlig drift kan kreve kvalifisert flertall, selv om kostnadene etterpå skal fordeles etter den ordinære nøkkelen. To forskjellige avgjørelser, to forskjellige krav.

Vedlikehold bør planlegges før regningen kommer

Et tak varer ikke evig. Det gjør heller ikke fasaden, rørene, vinduene eller de tekniske installasjonene. Et budsjett som bare dekker neste års ordinære regninger gir derfor kunstig lave felleskostnader. Styret bør se budsjettet i sammenheng med en langsiktig vedlikeholdsplan, slik at likviditet kan bygges opp gradvis i stedet for at større arbeider møtes med en plutselig kraftig økning eller et stort nytt lån. I eierseksjonssameier åpner loven uttrykkelig for at akontobeløpene kan omfatte avsetninger til framtidig vedlikehold, påkostninger eller andre fellestiltak når årsmøtet har vedtatt det. Merk at å sette penger til side på bankkonto ikke er det samme som den regnskapsmessige behandlingen av en «vedlikeholdsavsetning». Det er to forskjellige spørsmål.

Et regnestykke

Et sameie forventer følgende neste år: Ordinær drift: 800 000 kroner Renter på lån: 200 000 kroner Avdrag: 150 000 kroner Oppbygging til framtidig takprosjekt: 100 000 kroner Sameiet trenger dermed 1 250 000 kroner i likviditet gjennom året. At bare deler av beløpet blir kostnader i det regnskapsmessige resultatet, betyr ikke at resten kan ignoreres når felleskostnadene fastsettes. Deretter fordeles beløpet etter den lovlige fordelingsnøkkelen – normalt sameiebrøken.

Ikke bland felleskostnader med skatterapporteringen

For borettslag finnes egne skattemessige begreper som husleiebrøk og andelsbrøk. Disse brukes ved fordeling av skattemessige inntekts-, gjelds- og formuesposter mellom andelshaverne, og skal ikke forveksles med burettslagslovas regler om hvordan de faktiske felleskostnadene fordeles og kreves inn. To forskjellige brøker, to forskjellige formål – se Regnskap og forretningsførsel

Et godt budsjett gir styret handlingsrom

Målet bør ikke være å holde felleskostnadene så lave som mulig fra år til år. Målet bør være at innbetalingene står i et fornuftig forhold til boligselskapets faktiske drift, gjeld, likviditet og forventede vedlikeholdsbehov. Et realistisk budsjett gjør det lettere å unngå store og uventede økninger senere, og gir styret et bedre beslutningsgrunnlag gjennom året – se Styrets økonomiske ansvar Greenleaf bistår borettslag og eierseksjonssameier med budsjettering, løpende regnskapsføring, økonomirapportering og årsoppgjør.

Les mer

Innholdet her er generell veiledning, ikke råd i din konkrete sak. Frister, satser og beløp endres – sjekk alltid gjeldende regler, eller ta kontakt med oss.

Mer om borettslag, sameier og organisasjoner

Haster det?

Vi kan kartlegge hva som faktisk må gjøres, hvilken dokumentasjon som finnes og hvor raskt det kan løses. Du når oss også på kveldstid og i helger.

TA KONTAKT