Slik gjør du en kontanttung bedrift bankvennlig

Målet er ikke å se bra ut for banken, men å gjøre pengestrømmen så ryddig og etterprøvbar at både banken, regnskapsfører og Skatteetaten enkelt kan forstå hvor omsetningen kommer fra. Grunnmuren er dagsoppgjøret.

Kort, Vipps og kontanter kan alle være kontantsalg

I bokføringsreglene betyr kontantsalg mer enn sedler og mynter. Når kunden betaler ved levering, regnes også betaling med kort som kontantsalg – og Skatteetaten legger til grunn at andre umiddelbare betalingsmidler, for eksempel Vipps, kan omfattes. Det betyr at kravene til kassasystem og dagsoppgjør gjelder langt flere enn de som faktisk håndterer sedler. Selve regelverket – kravet om produkterklært kassasystem, unntakene og hva dokumentasjonen må inneholde – er beskrevet i Kontantomsetning – kassasystem, dagsoppgjør og dokumentasjonskrav. Denne artikkelen handler om det banken ser etter.

Dagsoppgjøret er grunnmuren

Et korrekt dagsoppgjør er det som gjør kontantomsetningen etterprøvbar. Uten det kan verken banken, regnskapsføreren eller Skatteetaten se hvor pengene kom fra. Poenget for banken er at virksomheten senere kan forklare en konkret differanse: hvorfor kassasystemet viser 18 500 kroner i kontantomsetning, mens beholdningen ved dagens slutt er 15 500 fordi 3 000 ble tatt ut og dokumentert tidligere på dagen. De konkrete kravene – Z-rapport, terminalrapport, telling, datering og dokumentasjon av uttak – står i Kontantomsetning – kassasystem, dagsoppgjør og dokumentasjonskrav.

Bankinnskuddene må kunne forklares

Det finnes ikke et generelt krav om at alle kontantene må settes i banken samme dag. Men over tid bør sammenhengen være enkel å følge: registrert salg, dagsoppgjør, dokumenterte kontantbevegelser, kassebeholdning, bankinnskudd. Setter virksomheten inn 80 000 kroner kontant i banken, bør det være mulig å forklare hvordan beløpet har bygget seg opp fra dokumenterte dagsoppgjør. Dette er også nyttig når banken vurderer om transaksjonene samsvarer med det den kjenner til om virksomhetens normale aktivitet.

Store kontantkjøp kan koste deg fradraget

Det er ikke ulovlig å betale en regning kontant bare fordi den er stor. Men utgjør betalingen for en vare eller tjeneste samlet 10 000 kroner eller mer, må den som hovedregel skje via bank eller annen betalingsformidler dersom virksomheten skal beholde skattemessig fradrag og fradrag for inngående MVA. Det hjelper heller ikke å splitte én leveranse på flere mindre kontantbetalinger. Betalinger som gjelder samme vare, tjeneste eller kontrakt vurderes samlet.

Tips må holdes under kontroll

Tips som tilfaller ansatte behandles som arbeidsinntekt. Arbeidsgiver skal rapportere tips i a-meldingen, foreta forskuddstrekk og beregne arbeidsgiveravgift. Dette gjelder også når den ansatte mottar tipset direkte fra kunden. For banken er poenget at tips ikke må gjøre kontantstrømmen uforklarlig. Blandes tips inn i kassabeholdningen uten å være registrert, blir differansene vanskelige å forklare. Bokføringsreglene har egne regler for hvordan kontanttips skal håndteres – se Kontantomsetning – kassasystem, dagsoppgjør og dokumentasjonskrav.

Eierinnskudd og andre kontanter må få riktig forklaring

En annen kilde til spørsmål er kontantinnskudd som ikke stammer fra dagens salg. Tilfører eieren penger, må det være klart hva pengene faktisk representerer. I et AS kan det for eksempel være et lån fra aksjonæren, kapitalinnskudd eller oppgjør av et eksisterende mellomværende. Dokumentasjonen må tilpasses den reelle transaksjonen. Det samme gjelder uttak. Et kontantuttak skal ikke skjules som en kassadifferanse. I et aksjeselskap kan eieren heller ikke uten videre ta penger ut privat og føre det mot privatkonto slik man kan i et enkeltpersonforetak. Uttaket må ha et reelt og lovlig grunnlag og bokføres deretter.

Hva vil banken typisk forsøke å forstå?

Når banken følger opp en kontanttung bedrift, vil den normalt forsøke å forstå forretningsmodellen og om transaksjonene passer med den. Finanstilsynet nevner blant annet forretningsmodellen, hvem kunden handler med, midlenes opprinnelse og forventet transaksjonsmønster som relevante opplysninger. En ryddig kontantvirksomhet bør kunne dokumentere salg gjennom kassasystemet og de daglige Z-rapportene, daglig opptelling og forklaring av kassadifferanser, kort- og appbetalinger mot terminaldata, dokumenterte kontantuttak, sammenhengen mellom kassebeholdning og senere bankinnskudd, tips på riktig måte, og uvanlige innskudd eller eiertransaksjoner med underliggende dokumentasjon. Virksomheten trenger ikke automatisk sende hele regnskapet til banken. Det viktigste er å kunne svare presist når banken spør.

Les mer

Innholdet her er generell veiledning, ikke råd i din konkrete sak. Frister, satser og beløp endres – sjekk alltid gjeldende regler, eller ta kontakt med oss.

Mer om bank, konto og dokumentasjon

Haster det?

Vi kan kartlegge hva som faktisk må gjøres, hvilken dokumentasjon som finnes og hvor raskt det kan løses. Du når oss også på kveldstid og i helger.

TA KONTAKT