Banken krever dokumentasjon på midlenes opprinnelse – hva betyr det?
Banken ønsker å forstå hvor pengene faktisk kommer fra og hvordan de henger sammen med virksomheten. Det betyr ikke nødvendigvis at banken mener noe ulovlig har skjedd. Svar presist på det banken spør om, i stedet for å sende hele regnskapet.
Hva betyr midlenes opprinnelse?
Midlenes opprinnelse handler om hvordan pengene som inngår i kundeforholdet eller en konkret transaksjon ble ervervet. Kommer det 800 000 kroner inn på selskapets konto, er det ikke nødvendigvis nok å svare at pengene kommer fra en annen bank. Banken kan ønske å vite hva pengene faktisk representerer: betaling fra en kunde, lån, kapitalinnskudd fra eier, salg av en eiendel, utbytte, overføring fra et annet konsernselskap eller en annen dokumenterbar inntektskilde. Finanstilsynet presiserer at ved høyere risiko må opplysningene være substansielle og forklare hvordan midlene ble ervervet, ikke bare hvilken konto de kom fra.
Midlenes opprinnelse og formuens opprinnelse er ikke det samme
Midlenes opprinnelse gjelder pengene som inngår i den aktuelle transaksjonen eller kundeforholdet. Formuens opprinnelse er et bredere spørsmål og gjelder hvordan kundens eller eierens samlede økonomiske verdier er bygget opp over tid – gjennom virksomhetsoverskudd, investeringer, arv eller salg av en tidligere virksomhet. Hvor langt banken trenger å gå avhenger av risikoen i den konkrete saken. For politisk eksponerte personer har hvitvaskingsloven egne regler som uttrykkelig krever tiltak for å fastslå både formuens og midlenes opprinnelse.
Hvorfor spør banken akkurat nå?
Banken skal følge kundeforholdet løpende og vurdere om transaksjonene stemmer med virksomheten banken kjenner, forventet bruk av kontoen, kundens risikoprofil, transaksjonenes størrelse og regelmessighet, geografisk aktivitet og tidligere opplysninger om midlenes opprinnelse. Et konsulentselskap som vanligvis mottar norske kundeinnbetalinger på 50 000–100 000 kroner og plutselig får tre millioner fra et utenlandsk selskap, avviker så mye fra det banken forventer at banken kan ha behov for kontrakt, faktura og forklaring. Transaksjonen kan være helt legitim.
Hvilken dokumentasjon kan banken be om?
Det finnes ikke én dokumentliste som passer alle saker. Dokumentasjonen bør vise hva transaksjonen gjelder, hvem partene er og hvor pengene kommer fra. Ved en kundeinnbetaling kan det være faktura, kundeavtale, leveringsdokumentasjon, reskontro og banktransaksjonen. Ved lån til selskapet: låneavtale, opplysninger om långiver, bankoverføringen og bokføringen. Ved penger fra eieren: dokumentasjon på hva innbetalingen gjelder, selskapsdokumentasjon knyttet til kapitalinnskuddet og bankoverføringen. Ved salg av en eiendel: kjøpekontrakt, faktura, dokumentasjon på eierskapet og oppgjøret. Ved utenlandsbetaling: hvem motparten er, kontrakt, faktura, formålet og sammenhengen mellom motpart og virksomhet.
Gjør dokumentasjonen enkel å kontrollere
Det viktigste er ikke mengden dokumentasjon, men at dokumentene forteller samme historie: avtale, faktura, bokføring, bankinnbetaling. Spør banken om en kundeinnbetaling på 450 000 kroner, kan en kort forklaring vise hvilken avtale inntekten gjelder, hvilken faktura som ble sendt, hvordan den er bokført og hvilken innbetaling i banken som gjorde opp fakturaen. Bokføringsreglene bygger også på at det skal finnes et kontrollspor mellom dokumentasjon og bokførte opplysninger. En slik sammenhengende dokumentasjon er ofte mer nyttig enn en stor mappe med usorterte bilag.
Hva hvis dokumentasjonen mangler?
Forsøk først å hente den inn. Kontakt kunder, leverandører, långivere eller andre parter og be om kopier. Finnes noe ikke, bør det forklares åpent og den dokumentasjonen som faktisk finnes legges frem. Ved høy risiko forventer Finanstilsynet at banken foretar en rimelighetsvurdering av om opplysningene fremstår som troverdige. Det er ikke alltid mulig å dokumentere historisk opparbeidet formue ned til siste krone, og Finanstilsynet åpner for at dokumentasjon som gir tilstrekkelig troverdighet kan være nok.
Hva bør du gjøre når banken spør?
Les nøyaktig hva banken spør om. Identifiser transaksjonen eller pengestrømmen spørsmålet gjelder. Skriv en kort forklaring, og legg ved dokumentene som underbygger den. Sørg for at tallene stemmer med regnskap og bank, og besvar eventuelle oppfølgingsspørsmål innen fristen. Du trenger ikke automatisk sende hele regnskapet eller en SAF-T-fil dersom banken ikke har bedt om det.
Hva en regnskapsfører kan og ikke kan
En regnskapsfører kan finne den aktuelle transaksjonen i regnskapet, hente frem fakturaer og bilag, koble bankbevegelsen til bokføringen, avstemme mellomværender, dokumentere lån og kapitalinnskudd og strukturere dokumentene banken etterspør. Men regnskapsfører bør ikke garantere at pengene har lovlig opprinnelse eller at banken kommer til å godkjenne dokumentasjonen. Banken har et selvstendig ansvar og må gjøre sin egen vurdering.
Les mer
Innholdet her er generell veiledning, ikke råd i din konkrete sak. Frister, satser og beløp endres – sjekk alltid gjeldende regler, eller ta kontakt med oss.
Mer om bank, konto og dokumentasjon
Haster det?
Vi kan kartlegge hva som faktisk må gjøres, hvilken dokumentasjon som finnes og hvor raskt det kan løses. Du når oss også på kveldstid og i helger.
TA KONTAKT