Kortinnløseren holder tilbake oppgjøret – hva gjør du nå?
Finn først ut hva slags tiltak som faktisk er satt i verk. En forsinket utbetaling, en reserve, en chargeback og en full suspensjon er fire forskjellige situasjoner med forskjellige løsninger. Les din egen brukerstedsavtale før du konkluderer.
Finn ut hva som faktisk er holdt tilbake
Start med meldingen fra betalingsleverandøren og kontroller hvor mye som er holdt tilbake, hvilke transaksjoner eller perioder det gjelder, om nye kortbetalinger fortsatt kan mottas, om utbetalingsfrekvensen bare er endret, om det er etablert en reserve, om det gjelder konkrete chargebacks, hvilken bestemmelse i avtalen leverandøren viser til, hvilken dokumentasjon som kreves, og når saken skal vurderes på nytt. Be om dette skriftlig dersom informasjonen er uklar.
Forsinket oppgjør og reserve er ikke det samme
En utbetalingsforsinkelse betyr normalt at virksomheten fortsatt tar imot betalinger, men at det går lenger tid før oppgjøret sendes til bankkontoen. En reserve betyr at innløseren holder igjen hele eller deler av pengene som sikkerhet mot mulig fremtidig eksponering. Worldline beskriver for eksempel en rullerende reserve hvor en prosentandel holdes tilbake i 180 dager. Stripe gir i sine gjeldende EØS-vilkår adgang til blant annet å endre utbetalingsplanen, forsinke eller kansellere utbetalinger, etablere reserve og suspendere muligheten til å behandle betalinger når vilkårene i avtalen er oppfylt. Andre innløsere bruker andre modeller. Les derfor din egen brukerstedsavtale før du konkluderer med at tilbakeholdet er rettmessig eller urettmessig.
Hva er en chargeback?
En chargeback – eller kortreklamasjon – gjelder en konkret betaling som bestrides. Det kan skyldes at kunden mener kortet ble brukt uten godkjenning, at varen aldri kom frem, at tjenesten ikke ble levert, at abonnementet var avsluttet, eller at varen ikke svarte til det som ble avtalt. Nets beskriver prosessen slik at virksomheten varsles om den konkrete saken og får opplyst hvilken dokumentasjon som kreves. Virksomheten sender dokumentasjonen innen fristen, og kortutstederen avgjør til slutt tvisten. En chargeback må ikke blandes sammen med at innløseren oppretter en generell reserve mot fremtidig risiko.
Hvorfor kan innløseren holde igjen penger?
Årsaken varierer mellom leverandører og avtaler. Typiske forhold er rask vekst i kortomsetningen, uvanlig store transaksjoner, høy andel refusjoner eller chargebacks, salg hvor kunden betaler lenge før levering, negativ saldo hos betalingsleverandøren, manglende eier- eller kundedokumentasjon, endring i forretningsmodell, eller salg som faller utenfor leverandørens risikoprofil. Forhåndsbetaling er særlig viktig. Mottar virksomheten kortbetaling i dag for en reise eller et kurs som først skal leveres måneder senere, kan betalingsleverandøren sitte med betydelig eksponering dersom selskapet ikke klarer å levere. Dette er en av grunnene til at reserver og lengre oppgjørstid brukes.
Hva skjer med MVA når pengene holdes tilbake?
For et ordinært salg blir MVA normalt ikke utsatt bare fordi kortinnløseren ikke har betalt pengene videre. Merverdiavgiftsloven § 15-9 sier at MVA som hovedregel skal oppgis i mva-meldingen for den terminen salgsdokumentasjonen er utstedt. Tilhører salget juli–august-terminen, flyttes altså ikke MVA-en automatisk til en senere termin fordi betalingsleverandøren først utbetaler pengene i oktober. Det kan derfor oppstå et reelt likviditetsproblem: virksomheten må betale MVA på et salg selv om deler av kortoppgjøret fortsatt holdes tilbake. For forhåndsbetalinger og enkelte spesielle tjenester finnes det særregler som må vurderes konkret.
Utbetalingen bestemmer heller ikke inntektsåret
Regnskapsmessig skal inntekt etter hovedregelen resultatføres når den er opptjent. Skattemessig er hovedregelen at inntekten tidfestes når virksomheten har fått en ubetinget rett til ytelsen, uavhengig av når betalingen faktisk skjer. At innløseren holder pengene noen dager eller uker gjør derfor normalt ikke at det underliggende salget flyttes til en senere periode.
Hvordan bokføres tilbakeholdt kortoppgjør?
Det viktigste er at regnskapet viser bruttosalget, innløserens trekk og hva virksomheten fortsatt har til gode. En praktisk avstemming bør kunne forklare kortomsetning, minus refusjoner og chargebacks, minus gebyrer, minus eventuell reserve, lik faktisk utbetaling til bank. Dette bør avstemmes mot innløserens oppgjørsrapporter. En tilbakeholdt reserve kan ofte innebære et krav mot innløseren, men riktig balanseføring avhenger av hva avtalen faktisk gir virksomheten rett til og når beløpet forventes frigitt. Stripes gjeldende vilkår sier for eksempel at Stripe kontrollerer reservekontoen, og at brukeren ikke har en juridisk eller økonomisk rett til selve kontoen, selv om Stripe har plikt til å frigjøre beløp når risikoeksponeringen er redusert. Les derfor avtalen før en større reserve klassifiseres som en vanlig kortsiktig fordring. Innløserens gebyrer bør bokføres separat fra salgsinntekten. Selve utføringen av betalingsoppdrag er en finansiell tjeneste unntatt MVA, mens særskilte tekniske tjenester kan være avgiftspliktige. Ikke legg én standard MVA-kode på alle gebyrer uten å kontrollere fakturaen.
Hva bør virksomheten gjøre med likviditeten?
Stopper et større kortoppgjør plutselig, bør det raskt lages en oppdatert likviditetsprognose. Kartlegg disponible bankmidler, hvor mye innløseren holder igjen, forventede nye salg, lønnsforfall, MVA og andre skatteforfall, leverandører som må betales, eventuelle refusjoner og chargebacks, og hvor lenge tilbakeholdet kan vare etter avtalen. Har innløseren også stanset nye betalinger, må virksomheten vurdere alternative betalingsløsninger – faktura, bankoverføring eller annen leverandør. Pass samtidig på at en ny løsning faktisk passer virksomhetens salgsform og kundevilkår.
Hvordan klager en bedrift?
Start alltid hos betalingsleverandøren. En god skriftlig klage bør si hvilken avgjørelse dere bestrider, hvilket beløp som holdes tilbake, hvilken bestemmelse leverandøren viser til, hvorfor dere mener vilkåret ikke er oppfylt, hvilken dokumentasjon dere allerede har levert, hva dere ønsker at leverandøren skal gjøre, og hvor raskt saken må avklares på grunn av likviditetssituasjonen. Finansklagenemnda behandler ikke klager fra næringsdrivende. Men det betyr ikke at alle bedrifter står uten annen klagemulighet enn domstolene.
Sjekk hvem betalingsleverandøren faktisk er
Mange betalingsplattformer betjener norske virksomheter gjennom et finansforetak i et annet EØS-land. Da kan leverandørens hjemlands klageordning være relevant. Stripe opplyser for eksempel at EØS-kunder med klage på regulerte finansielle tjenester først kan klage til Stripe, og deretter bringe saken inn for Irish Financial Services and Pensions Ombudsman. FSPO opplyser at også et aksjeselskap, enkeltpersonforetak eller partnerskap kan regnes som forbruker i deres ordning dersom omsetningen i foregående regnskapsår ikke oversteg tre millioner euro. Klagemuligheten avhenger derfor av hvilken juridisk enhet du har avtale med, hvilket land den er regulert i, hvilken tjeneste tvisten gjelder, leverandørens klagevilkår og virksomhetens størrelse. Dette bør sjekkes før man konkluderer med at eneste alternativ er søksmål.
Les mer
Innholdet her er generell veiledning, ikke råd i din konkrete sak. Frister, satser og beløp endres – sjekk alltid gjeldende regler, eller ta kontakt med oss.
Mer om bank, konto og dokumentasjon
Haster det?
Vi kan kartlegge hva som faktisk må gjøres, hvilken dokumentasjon som finnes og hvor raskt det kan løses. Du når oss også på kveldstid og i helger.
TA KONTAKT